[學員心得] 如何運用「專案管理」經營YouTube頻道？

幾年前，我們公司在拍攝完偶像劇後，與其中兩位富有潛力的素人演員簽下經紀約，隨著近期網紅行銷成為顯學，藝人與網紅之間的界線越來越模糊，而爭取在各種渠道曝光，成為擬定藝人發展的必要目標之一。

有鑒於時下的趨勢，去年年初的時候，我便向公司內部提案，希望可以啟動YouTube專案，一方面藉由影音拍攝、維持藝人的熱度，另一方面則是可增加公司行銷的管道、作為與外部單位合作的商業方案。而迄今經營也剛滿一年多，近期剛上完商業開發學程的「專案管理」篇章，我便以YouTube的影音規劃專案，作為分享案例。

專案管理的金三角：交付時間(Time)、工作範疇(Scope)與成本(Cost)

商業思維百科〈敏捷專案管理：真正價值導向的專案管理方法〉

專案，就是會有個明確的交付時間(Time)與工作範疇(Scope)，而為了在時限內完成範疇要做的事，就一定會有資源需求，例如要多少人，多少原物料等等，接著便會衍生成本的議題(Cost)，而範疇、時間、成本這就是專案管理中的金三角。

「啟動」，釐清專案的真實需求

除了前面所述的起心動念是看見市場趨勢、維持藝人的熱度，我們認為現在的YouTuber會受到觀眾的歡迎，最重要的一點，在於看見他們本身的「真」，因此分析完藝人本身的人格特質後，便決定要以「小資」、「原住民」、「社會新鮮人」的三種面向，作為影音切入策略。

「規劃」，識別與消除不確定性

在規劃的當中，最重要的就是得盡可能的消除不確定性，降低執行的風險。「需求」永遠都是必須思考的課題，得不斷提醒自己，究竟為什麼觀眾要看我們的頻道？回歸到影音娛樂的本質，無非就是兩大面向：「殺時間」或「找答案」。

我們在每次進入下一支主題討論前，會先覆盤上一次的數據成效表現，起初本以為可以將FB的粉絲順利導入訂閱YT，嘗試過FB放短版預告、YT才是完整長版，不過導購率都蠻差的，事實證明兩邊的社群習性確實不同。

明白YT是另外一個新的社群戰場後，我們則是會更留意影片本身的呈現效果，包含封面照的選用、標題的SEO，從原本發散的主題，逐漸抓出系列影音，以「運動」「旅遊」為出發，因此也和其他頻道或略有名氣的老師們合作，藉以拉抬彼此的聲勢，豐富影片的內容。

「執行」，專案管理的精髓在於「管理變更」

商業開發學程的「專案管理」章節，GIPI院長提出「工作分解結構WBS(Work Breakdown Structure)」的步驟：

• STEP 1. 分解工作
• STEP 2. 確保每項工作有人負責
• STEP 3. 估算工作量、排定行程
• STEP 4. 確認交付物

我們的工作範疇包括事前主題規劃、腳本撰寫，拍攝中需要協調各方，後製時也得溝通風格、呈現方式等。同時考量公司現有的業務量，以及藝人可配合的拍攝時間，故定為三週更新一支影音；綜合上述各項種種因素，方可評估所需的成本，一個「如期、如質、如預算」的專案才能算是成功。

但往往「計畫趕不上變化」，此時便需要積極的「管理變更」。首先是得清楚定義變更的原因，接著從金三角（時間、範疇、成本）三個面向加以評估影響性，同時也要識別出這個變更的價值，究竟是實質效益呢？抑或是心理層面的呢？而當需要做決策的時候，則是依照問題影響的層級，研判需要提報到什麼樣的階層，最重要的就是要有會議記錄，避免口說無憑、事後不認帳的情況發生。

在以人為主的YouTube頻道經營，藝人本身的時間變成了稀缺資源，要讓影音的進度不至於被拖延，我們需要降低工作的相依性，在事前先做好完整的腳本規劃與沙盤推演，場勘確認拍攝環境與其他事前溝通，讓每個人在上工的時候，可以在短時間內進入狀況。

「交付驗收」，運用「匯報能力」加以建立關係、掌握資源

我們定期會向老闆匯報目前頻道的訂閱數與瀏覽次數表現，在年末的時候也進行頻道的大健檢，做為年度計畫的重要參考依據。而在商開課程，GIPI院長分析了進度報告三階段要各自呈現的重點：

• （1）早期：全貌/里程碑。（要讓老闆覺得你已洞察全局、一切都在掌握中！）
• （2）中期：現況/產出。 （要讓老闆能夠確實掌握進度，如果有遇到什麼困難，也才好求援。）
• （3）晚期：預期/成效。 （這個專案是否有對焦當初設定的目標呢？展現的成效如何？下一步又可以如何展開？）

匯報能力也是商開人必備的技能之一，千萬不要小覷每次的進度報告，除了展現自我能力、協助團隊邀功，更可以建立關係、掌握資源，讓你下次的專案啟動會更加順利！

從MVP(Minimum Viable Product)最小可行產品，尋找商業開發的機會！

為了驗證YouTube專案的效益，我們投入的人力相當精簡，累積了一年多的影音拍攝，也逐步確立影音製作的最小可行方式：我會參與發想主題企劃、影音企劃同事負責拍攝剪輯製作、而藝人參與拍攝與部分掌鏡，並且視每集內容找尋合適的商業合作機會。

像是先前規劃了「一日療癒系列」，設計台北市區一日遊的輕旅行，我們便商議了樂高專賣店無費提供場地拍攝，並自然置入設計品牌的包包，讓藝人在影片當中，加深觀眾對於包包的印象。也因為有頻道的露出，藝人增加了曝光機會，讓廣告主對於雙方合作擁有更多的想像空間。

近期我們看準了「全運會」即將在新北市舉辦，以運動體驗為主，提出了合作的宣傳影片計畫，成功獲得新北市體育局的合作機會。同時也將針對每支影音主軸，設計商品置入的橋段，讓各方得以各取所需，達到互惠的效果。商業開發的目的，便是要能創造公司的最大價值，雖然並非帶入實質的收益，但能達到原先一開始維持藝人曝光度的目標設定，這個專案也算是完成階段性任務了。

其實由上述案例可見，生活當中有不少商開的實際應用場景，只要留心處處都是學問。

我是Vivian，感謝你的閱讀，如果覺得有所啟發，歡迎分享！更多我的生活學習心得：https://leeweiweislife.wordpress.com/