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[學員心得] 如何運用「專案管理」經營YouTube頻道?

關於作者
Vivian,不是你想像中的中文系女子,覺得文字是一切的根基,喜歡分號大於句點。在文創影視產業擔任內容開發運營兼行銷的角色,曾經參與過台劇的拍攝製作與藝文展演的行銷宣傳,現在致力於將創意文本變現並潛入到每個人的生活。【李飛飛的白日夢探險記】:https://leeweiweislife.wordpress.com/

幾年前,我們公司在拍攝完偶像劇後,與其中兩位富有潛力的素人演員簽下經紀約,隨著近期網紅行銷成為顯學,藝人與網紅之間的界線越來越模糊,而爭取在各種渠道曝光,成為擬定藝人發展的必要目標之一。

有鑒於時下的趨勢,去年年初的時候,我便向公司內部提案,希望可以啟動YouTube專案,一方面藉由影音拍攝、維持藝人的熱度,另一方面則是可增加公司行銷的管道、作為與外部單位合作的商業方案。而迄今經營也剛滿一年多,近期剛上完商業開發學程的「專案管理」篇章,我便以YouTube的影音規劃專案,作為分享案例。

專案管理的金三角:交付時間(Time)、工作範疇(Scope)與成本(Cost)

商業思維百科〈敏捷專案管理:真正價值導向的專案管理方法〉

專案,就是會有個明確的交付時間(Time)與工作範疇(Scope),而為了在時限內完成範疇要做的事,就一定會有資源需求,例如要多少人,多少原物料等等,接著便會衍生成本的議題(Cost),而範疇、時間、成本這就是專案管理中的金三角。
專案管理流程的商開全息圖

「啟動」,釐清專案的真實需求

除了前面所述的起心動念是看見市場趨勢、維持藝人的熱度,我們認為現在的YouTuber會受到觀眾的歡迎,最重要的一點,在於看見他們本身的「真」,因此分析完藝人本身的人格特質後,便決定要以「小資」、「原住民」、「社會新鮮人」的三種面向,作為影音切入策略。

「規劃」,識別與消除不確定性

在規劃的當中,最重要的就是得盡可能的消除不確定性,降低執行的風險。「需求」永遠都是必須思考的課題,得不斷提醒自己,究竟為什麼觀眾要看我們的頻道?回歸到影音娛樂的本質,無非就是兩大面向:「殺時間」或「找答案」。

我們在每次進入下一支主題討論前,會先覆盤上一次的數據成效表現,起初本以為可以將FB的粉絲順利導入訂閱YT,嘗試過FB放短版預告、YT才是完整長版,不過導購率都蠻差的,事實證明兩邊的社群習性確實不同。

明白YT是另外一個新的社群戰場後,我們則是會更留意影片本身的呈現效果,包含封面照的選用、標題的SEO,從原本發散的主題,逐漸抓出系列影音,以「運動」「旅遊」為出發,因此也和其他頻道或略有名氣的老師們合作,藉以拉抬彼此的聲勢,豐富影片的內容。

「執行」,專案管理的精髓在於「管理變更」

商業開發學程的「專案管理」章節,GIPI院長提出「工作分解結構WBS(Work Breakdown Structure)」的步驟:

  • STEP 1. 分解工作
  • STEP 2. 確保每項工作有人負責
  • STEP 3. 估算工作量、排定行程
  • STEP 4. 確認交付物

我們的工作範疇包括事前主題規劃、腳本撰寫,拍攝中需要協調各方,後製時也得溝通風格、呈現方式等。同時考量公司現有的業務量,以及藝人可配合的拍攝時間,故定為三週更新一支影音;綜合上述各項種種因素,方可評估所需的成本,一個「如期、如質、如預算」的專案才能算是成功。

但往往「計畫趕不上變化」,此時便需要積極的「管理變更」。首先是得清楚定義變更的原因,接著從金三角(時間、範疇、成本)三個面向加以評估影響性,同時也要識別出這個變更的價值,究竟是實質效益呢?抑或是心理層面的呢?而當需要做決策的時候,則是依照問題影響的層級,研判需要提報到什麼樣的階層,最重要的就是要有會議記錄,避免口說無憑、事後不認帳的情況發生。

在以人為主的YouTube頻道經營,藝人本身的時間變成了稀缺資源,要讓影音的進度不至於被拖延,我們需要降低工作的相依性,在事前先做好完整的腳本規劃與沙盤推演,場勘確認拍攝環境與其他事前溝通,讓每個人在上工的時候,可以在短時間內進入狀況。

「交付驗收」,運用「匯報能力」加以建立關係、掌握資源

我們定期會向老闆匯報目前頻道的訂閱數與瀏覽次數表現,在年末的時候也進行頻道的大健檢,做為年度計畫的重要參考依據。而在商開課程,GIPI院長分析了進度報告三階段要各自呈現的重點:

  • (1)早期:全貌/里程碑。(要讓老闆覺得你已洞察全局、一切都在掌握中!)
  • (2)中期:現況/產出。 (要讓老闆能夠確實掌握進度,如果有遇到什麼困難,也才好求援。)
  • (3)晚期:預期/成效。 (這個專案是否有對焦當初設定的目標呢?展現的成效如何?下一步又可以如何展開?)

匯報能力也是商開人必備的技能之一,千萬不要小覷每次的進度報告,除了展現自我能力、協助團隊邀功,更可以建立關係、掌握資源,讓你下次的專案啟動會更加順利!

我們的YouTube影音製作流程圖,其實也是一般影音產製的流程囉!

從MVP(Minimum Viable Product)最小可行產品,尋找商業開發的機會!

為了驗證YouTube專案的效益,我們投入的人力相當精簡,累積了一年多的影音拍攝,也逐步確立影音製作的最小可行方式:我會參與發想主題企劃、影音企劃同事負責拍攝剪輯製作、而藝人參與拍攝與部分掌鏡,並且視每集內容找尋合適的商業合作機會。

像是先前規劃了「一日療癒系列」,設計台北市區一日遊的輕旅行,我們便商議了樂高專賣店無費提供場地拍攝,並自然置入設計品牌的包包,讓藝人在影片當中,加深觀眾對於包包的印象。也因為有頻道的露出,藝人增加了曝光機會,讓廣告主對於雙方合作擁有更多的想像空間。

近期我們看準了「全運會」即將在新北市舉辦,以運動體驗為主,提出了合作的宣傳影片計畫,成功獲得新北市體育局的合作機會。同時也將針對每支影音主軸,設計商品置入的橋段,讓各方得以各取所需,達到互惠的效果。商業開發的目的,便是要能創造公司的最大價值,雖然並非帶入實質的收益,但能達到原先一開始維持藝人曝光度的目標設定,這個專案也算是完成階段性任務了。

其實由上述案例可見,生活當中有不少商開的實際應用場景,只要留心處處都是學問。

我是Vivian,感謝你的閱讀,如果覺得有所啟發,歡迎分享!更多我的生活學習心得:https://leeweiweislife.wordpress.com/


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1 thought on “[學員心得] 如何運用「專案管理」經營YouTube頻道?”

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