【專案管理常見難題】專案時間壓死,又有一堆突發狀況,你需要用四步驟搞定它!

「如果專案上線時間壓死,但專案成員陸續離職,客戶還追加了一大堆需求,前任 PM 離開,現在我接手 PM 工作,有什麼好建議嗎?」

第一,充分的掌握現況

剛接手任務時,不要急著對現況直接下評論,也不急著對老闆或客戶做出判讀,因為很可能是錯的。

以前我接手過很多次面臨崩盤的案子,交接時 PM 也會跟我說各種老闆或客戶的狀況,有些可能是善意的提醒,有些則是負面的抱怨與批評。我會做為參考,但他說的是真是假,我會自己驗證。

他說老闆不能溝通,我接手後發現可能是他沒找到合適的方法,
他說需求經常改變,我發現可能跟他釐清需求的方法有關,
他說成員受不了老闆,我發現可能跟他 handle 不了老闆,還會帶負面情緒回團隊有關。

不是所有事情都是 PM 的問題,但他的態度跟做事方法,將會很大比例決定事情長什麼樣子。

所以,不急著做出判斷,而是在掌握你該掌握的資訊後才處理,其他人給你的定論,你都要自己驗證做才做準。

第二,心態上要先做好準備

首先,要預設各種東西都是可以談的,沒有無法解決的僵局。你覺得客戶不會讓步,很可能是他掌握的資訊不夠,你覺得老闆會逼團隊吞下這個案子,很可能是他還沒理解到可能的風險。

你必須先這麼想,你才會採取正確且有效的行動。如果你先悲觀思考,然後用最悲觀的想法接下這個任務,你就不會採取有效的溝通。

接著,你個人的底線也要踩好,當你嘗試了各種方法,老闆或客戶都不願意做任何妥協,那你是要逼著團隊跟自己去救一個沒救的專案,最後燃燒殆盡

還是要跟老闆攤牌,把事情溝通清楚,或者選擇跳船,不跟無法溝通的人攪和,這個底線我也建議你設定好。別一點退路都不給自己。

第三,凡事圍繞著效益跟期待做溝通。

人都不喜歡被拒絕、被打槍,甚至被告知我期待的事情不可能發生。你的老闆跟客戶也是如此。

所以你在溝通時,直接告訴他們「做不到」、「不可能」通常不會是最好的說法,除非已經觸碰到你的底線時,否則更適合的溝通態度應該是「怎麼樣可以做到」。

老闆的目的不是逼死你,他想要的是問題能被解決,他心裡的期待可能是不跳票,尾款要拿到,要保有專案的利潤,你的提案必須盡可能圍繞著他在意的事情去跟他討論,並提出一些你希望他能妥協的點讓他做出選擇。

客戶也是一樣,他不會希望你現在說可以,但之後跳票,你還是回到客戶一開始設定的期待,然後構思新的做法來滿足這些期待,中間可能會有 workaround,也可能會有暫時性的解決方法。不過不管怎麼樣,你都站在他的角度,跟他的期待做思考,他就算要鞭你,下手也會比較輕。

第四,充分告知現況與風險。

有時我們總會碰到一些人,內心堅信「我的需求沒問題,是你能力太弱所以搞不定」。此時,你除了把底線踩穩外,我認為更關鍵的是清楚的揭露現況跟可能的風險。

現況就是現在的時間、資源、範疇、人力就不可能搞定,如果要搞定要不就延長時間,要不就限縮範圍,要不就增加資源或人力,不可能不做任何改變。

就算把團隊逼死都做不到,這是現實問題,不是意志力的問題。

如果老闆覺得還是可以,那不忘提醒他之前 PM 離開,團隊崩解的問題,也再次提醒如果真的發生,合約可能會面臨違約,提醒他這件事背後的風險到底有多少,讓他來做出決定。

千萬別讓自己掉入無法改變現況,但內心又有很多不甘心的窘境中,時間久了,你的身心都不健康。

其實我過往將這幾項做好的狀況下,我就沒有碰過無法溝通,非得亮出底線與攤牌才行的局面。

反之,過往如果有遭遇到要爭吵到臉紅脖子粗的狀況,絕大多數都是我少做了這四項。

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