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如何在面試時找到對的人?我常用的 4 個步驟

招募的問題,對很多公司或主管來說都是很困擾的一件事。要不就是找找不到人,要不就是錄取的人能力不到位,要不就是人進來後才發現彼此不適合,花了大把的時間跟金錢,最後還是得請這個人離開。

我曾聽過幾次有老闆說:「先把人弄進再來說。」

但這個念頭其實很可怕,因為你讓一個不適合的人進來,公司得付出的代價超乎你想像,絕對不僅僅是支付這個人薪水這麼簡單,

如果他能力不行,那其他人得經常幫他收拾殘局,時間浪費不說,還影響工作情緒,一個人,直接拉低了團隊整體的生產力;

如果他態度不行,那其他人需要跟它配合的人也會被搞得很毛躁,讓公司內的氣氛非常緊張,有時甚至老闆自己得下來調解;

有時更嚴重的,如果讓態度有問題的人負責了公司重要的業務,很可能會把重要客戶得得罪了,甚至造成公司的虧損。真的奉勸大家不要只想著找人進來,而忽略了適不適合的問題,那到底要怎麼做,才能讓我們在招募時找到對的人的機率提升呢?

第一步先釐清你要找什麼樣的人

要找人,多數狀況下我們都會先從 Job Description 下手,但多數的 Job Description只會陳述這個職位需要什麼樣的技能、人格特質,以及負責的工作範圍。但說真的,我們都知道我們真正想要的人,Job Description上的描述通常不足完全覆蓋,但要我們真的講清楚我們要什麼樣的人,可能又很難以文字描述清楚。而這也是招人時很容易遭遇到的問題。

針對這點,我想有幾件事情很重要:

  1. 人格特質比能力更加重要,但在允許的狀況下,要盡可能地找到兩者都符合的人
  2. 要找人格特質與價值觀與企業、團隊契合的人進來
  3. 力的培養容易,但人格特質與價值觀的調整很困難

然而,大家普遍談到的困難點都是:

如何問出好問題,才能正確的判斷面試者的人格特質與價值觀?

首先,你得弄清楚你所重視的人格特質與價值觀是什麼這個問題的答案可能是「當責」、「誠信」與「創新精神」等等。你在一些大公司官網看到的那些價值觀或企業DNA,其實在講的就是同一件事,當然了,你可以針對自己團隊的狀況再做進一步的衍伸。

接著,你要能清楚的解釋它們,什麼叫「當責」、「誠信」與「創新精神」,如果你無法清楚的解釋,你通常也很難有規則的去正確的評論一個面試者是否符合你的要求。如果你對當責的定義是全責擔負自己工作的成敗,過程中若有任何阻礙都要努力想辦法克服,出了狀況,你都是當然的責任者。

第二步,把你的要求寫在JD上

這部分我想大家都做得很不錯了,如果你們對人才有特殊的要求,你還可以寫成一些特殊的文化宣言,或者是員工手冊,這就補足了原先JD上的不足之處。

而若要談論將企業文化與價值觀寫的最完整的,我想就不得不推 Netflix 探討文化的文件了:Netflix Culture

或者是在網路上流傳很久的文化集:

我想看完這份 PPT,你應該就很清楚 Netflix 在找什麼樣的人,以及進公司後你會面對的企業文化大概是怎麼樣了。

類似的內容,也可以參考 Tesla 的 Anti-Handbook Handbook,你一樣能看到 Elon Musk 希望什麼樣的人加入他們,又不歡迎什麼樣的人加入,這基本上都可以大幅減少不適合的人來應徵的可能性。

第三步,為特質與價值觀設定問題

在討論過程中,我們大多知道自己想要找什麼樣的人,也能清楚的解釋這些特質,然而接著進入到下一個困難點。

如何判斷這個人是真的具備這樣的特質?

「你當責嗎?」 「當然,我很負責。」
「你能吃苦嗎?」 「Of course.」

我們都知道,問這樣的問題,也只能得到這樣的答案,但這個答案顯然不具備鑑別度,也無助於你判斷面試者的任何特質,經過一輪討論,我分享了我過去面試PM時的一道考題,這道考題可以綜合性的看一位 PM 的專業能力與人格特質。

「今天國家正在打仗,在距離前線約莫 20 公里處有個軍醫院,而你是這所醫院的院長,這家醫院有 500 張病床,60 位護士,20 位醫師,目前病床已有 8 成滿,但前線戰情告急,每天仍有 50 位左右的傷患會被送到醫院來,戰爭看來在短期仍不會停止,身為醫院的最高指揮官,你會如何來處理這個局面?」

能先定義清楚問題,釐清一些現況的,算是 PM 的基本,如果連這個都做不到,通常經驗上都不太足夠。檢傷分級、有效的資源調度與外部資源的引入,能有邏輯的陳述這些事,基本上已經是不錯的 PM 了。

但如果我們要找的是到位且當責的 PM,那我們要進一步挑戰它處理灰色地帶的能力,所謂灰色地帶,意味著那些在職權上不見得區分的非常清晰,但卻需要有人去把它做好的地方,例如前線醫院與後勤醫院的分工與資源調度,戰場與醫院間的傷患輸送與輕傷者重新投入戰場的程序等。

醫院看起來與戰爭本身無關,它只處理傷患,在不考慮灰色地帶的狀況下,它就是一個典型的穀倉,但我們知道在戰爭時,若所有的單位不能一致對外,不能一起思考如何讓這場仗有更高的勝率,那要贏下戰爭的機會將會大幅下降,所以若應答的 PM 在回答這些灰色地帶的處理上應對得宜,且能破除穀倉心態,願意為整體大目標著想,他有較高的機率會是相對到位的 PM。

當你為每個特質與價值觀設定了有效的問題,那你會更容易判斷面試者是否滿足你的期待。我強烈建議,不要總是問罐頭問題,那些都有標準套路可以應付你要準備的是情境式,要不就是直覺回答,要不就是要重新思考的問題,不要問那種面試者早就回答過不下十次的問題,那很難得到有意義的答案

例如有人問到如何判斷應聘者的誠信問題,我們討論後認為,誠信這件事,可以從兩個層面觀察:第一,他所履歷所載的內容是否與他的經歷相符,這你可以請他仔細的解釋每個他負責的項目,包含範圍、角色,與他人的合作方式,交付的產出,以及最終創造的價值等等。

一定要問仔細,如果他說他主導了某個項目,但卻無法清楚交代細節,那有很高的機率是他在履歷上灌水了,就我個人的觀點來說,我認為就已經違背了我對誠信的定義。

第二,可以從整個電訪、面試、通知錄取的過程中去觀察他是否有言行不符之處,這需要從細微處觀察。

第四,真實告知現況,不要隱瞞

能做到上述三點,基本上應該就能大幅降低找錯人的風險了。但我們也知道,在重要崗位上,你需要能一塊打仗的人,而不是面臨難度高一些的障礙時就會退縮的人,若想要再提高命中率,那我的建議是把現況真實地告知對方。

如果這個崗位在跨部門溝通上真的很多問題,可以明確告知對方,因為你必須找一個有能力也有意願的人來搞定這些事,若此人空有能力而無意願,在碰到稍微超出過去經驗,或者人際關係上的針鋒相對時,或許他會很快興起打退堂鼓的念頭。

誠實告知對方現況好與不好的地方,並誠心的邀請他一同來面對這個挑戰,這樣做或許會讓幾位合格的面試者跑掉,但真能留下來的人,通常都是能力與意願很高的夥伴,而這些人,才是你真正該把握的。

不要覺得可惜,你該慶幸的是你沒有錄取了不適合的人。

你想找什麼樣的人,想清楚,寫清楚,並且為了識別這個人是否真的俱備我們所需要的特質跟能力,準備好面試的問題,並且如實的告知對方他將面對的挑戰,讓對方在資訊充足的狀況下做出選擇。經過這樣的程序後雙方還願意選擇彼此,通常選錯人的機率就會大幅降低了。


不過面試這件事,出錯後都得付出一定的代價,而老闆跟主管通常得在多次的失誤後才漸漸找到合適的面試技巧。為了有效解決這方面的問題,學院在《高績效管理者學程》中設計了一個面試環節,讓大家可以真的走一遍準備 JD、構思面試問題到實際上場練習面試的整個環節,你可以藉由這種練習來鍛鍊自己的面試技巧,可以少犯幾次錯誤。

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