撰文者：KT Huang
過去七年的時間，我進辦公室工作的時間不超過 1/3。除了拜訪客戶，更多時間都花在咖啡店、床上、廁所等地方工作，也就是混合式工作(Hybrid)的狀態。
這樣的工作好處在於時間彈性，可以自由運用。必要時可以在家邊帶小孩邊工作，或優先處理家中的緊急事項，節省的通勤時間可以拿來運動、工作、看書等等。
缺點很明顯，面對面 5 分鐘可以講完，會議室 15 分鐘討論可以解決的事，往往演變成 30~60 分鐘的電話會議，或一封耗時 30 分鐘的 email。
管理也是一個問題。與團隊成員長時間遠距工作，比較不容易熟悉彼此，也比較難凝聚團隊戰力。
雖然有利有弊，習慣混合式工作的我，當然不願意回到朝九晚五，一周五天的辦公室生活。
因此我可以理解當 Google、Apple、Amazon 等美國公司，開始要求員工回到辦公室工作的時候，員工反彈的心情。
公司希望員工回到辦公室，員工希望能夠 Hybrid 辦公
根據 Quartz at Work 的調查，只有 49% 的員工認為公司會要求員工回到一週五天的辦公室生活，40% 的員工每周至少遠距工作一天，並認為如果公司要求每天都要進公司工作，會開始找工作。
上周 Elon Musk 要求 Tesla 員工回公司工作，否則就準備辭職走人。JPMorgan CEO Jamie Dimon，高盛證券的 David Solomon 都表態希望員工回到辦公室。
根據統計，有超過 50% 的公司希望員工能回到辦公室工作。背後的原因可能是因為工作需要，也可能是績效管理方便，更有可能是對員工自律能力的不信任。
一點遠距工作經驗談
如果用舊思維方式，把工時當作績效的指標，自然就會拒絕遠距工作，抵抗遠距工作的趨勢。
遠距工作有很多書籍討論，大多情況下我會花心思在這三件事情。
1. 團隊關係建立
在辦公室當中，我們會在茶水間、會議室、餐廳或公司大廳碰到同事，自然而然地產生互動。但遠距工作不會有這些不經意的會面，因此必須刻意舉辦活動，建立關係與連結，使得團隊成員增加認同感。
我最常安排的是同時休息或衝刺工作。
有一段時間，我會每週一次，與團隊成員線上吃午餐。聊聊近況、家人，或者討論最近做了甚麼運動、看了甚麼影集。印象最深刻的一次，是我人在紐約，買了紅酒、洋芋片跟起司當宵夜，台灣跟中國的同事則吃午餐。大家七嘴八舌討論台灣與深圳、上海的午餐要多少錢，平常都吃些甚麼等等。
還有一次，則是為了趕年底 Sales review，預訂 3 個小時線上會議。先花 15 分鐘解釋報告內容，9 個成員同時在電腦前做資料，有問題相互討論。
這些虛擬的活動，讓人有一起工作、一起吃飯，一起罵老闆的感覺。讓我跟當時的團隊成員，至今仍維持良好的關係。
跟這類有關的新創很多，只要是 Vitual activity，甚至 Zoom 或 Teams 這類的會議軟體都能提供這樣的服務。我最近喜歡用的是 Gather，建立自己的空間，大家可以自行來來去去。
2. 溝通協調
遠距工作最大的麻煩，就是會多花費很多時間在溝通上。面對面溝通效率最高，但遠距工作不容易達成。所以我傾向優先電話溝通，其次才是 email 或者通訊軟體傳文字訊息。
●文字溝通●
文字的好處是有組織過，較有系統性，但缺點則是缺乏情感。所以如果是通訊軟體，我比較喜歡加 “請”、”謝謝”、”不好意思”，或者在語尾加上表情符號的人。因為這多半表示這些人較有同理心，也較好相處。
情境一：詢問同事對客戶報價後的結果？
Ａ：「你有詢問客戶報價的反應？」
Ｂ：「Hi Sam, 請問你向客戶 X 報價後，客戶有什麼回應嗎？」
情境二：請 FAE 提供產品規格書
Ａ：「你有產品 Y 的規格書？能寄給我？」
Ｂ：「Hi Sam, 請問你有產品 Y 的規格書嗎？能否先寄給我？我想了解一下，以便明天跟客戶討論。謝謝。」
情境三：採購向供應商追某個問題的回覆
Ａ：Hi Kim, It’s been a while. Any feedback?
Ｂ：Hi Kim, It’s been a week since our last discussion. I would like to know opinion from your team and understand the work around. This is urgent, please reply asap. Thanks.
很多人的溝通方式都像 A，簡單直接，但對我來說有一種被冒犯的感覺。
●email 與電話●
打電話則是另一個問題。現在很習慣 email 或通訊軟體聯繫，通常我會先禮貌性地詢問，或告知對方有電話討論的必要性，再打電話過去。
我：「 Hi Sam, 現在方便嗎？我有個產品規格的問題，文字不太好說明，想跟你電話討論。」
如果是內容很長的 email，我通常都會搭配打電話。解釋想法，澄清疑慮，減少誤會。
時間管理與工作設定 遠距工作最大的好處就是彈性，但有時會產生反效果，拉長工作時數，造成壓力或緊張。
例如家人或朋友的事件打亂工作節奏，影響到工作效率；也有可能想說吃完晚餐，跟同事打電話討論兩三件事情就好。一不注意就多工作了 1~2 個小時。
為了解決這個問題，我每天早上跟下午各收一次 email，回覆重要信件或交代工作，其他時間不看信。除了必要的會議，每周都要有 2~3 個時段(每次約 2~3 個小時)完全空白，專心處理重要事情。
我也會建議團隊成員這樣安排工作。甚至要求大家把相同時段空下來，幫助大家專注於工作，專注於團隊交流。 每個人的時間都很珍貴，幫助他完成工作、建立連結，工作效率就會增加，團隊也就容易有凝聚力。
關於 KT
科技人，帶著研發精神的商業開發者。歷任面板業產品經理、新創公司產品總監、台達電產品規劃。現為中國上市公司海外市場總監及多家公司策略顧問。擅長海外市場拓展，結合商業模式，分析科技業走勢。我長期在科技業工作，關注科技趨勢，也喜歡研究各種商業行為。KT 是我的英文名字，同時也是 Key Technology 的意思。我期許自己選出有興趣，有靈感的新聞與議題，提出我的看法。後續每周固定出刊，分享我的觀察與心得。如果你對這類的議題有興趣，歡迎關注我的文章。