面對轉型,企業人才策略的 4 個調整方向

撰文者:Gipi

在前一篇文章《數位轉型其實是人才的轉型,談轉型人才的樣貌》中我們提到轉型過程所需要的 6 類人才,本篇我們來聊聊大家最關心的問題——面臨轉型,企業到底該如何調整組織人才政策。

身處人才培訓與養成相關的產業,我完全能體會近幾年各行各業都在喊著「缺乏人才」,這樣的狀況,其實已經持續了好幾年,但近三年卻有愈演愈烈的趨勢。究其原因,還是與全球化及科技進步速度有關。

在世界經濟論壇(World Economic Forum)2020 年的一份報告中預測。到 2025 年,機器將在幾個領域大幅替代人類的工作。其中影響最大的是「Information and data processing」、「Looking for and receiving job-related information」、「Performing complex and technical activities」、「Administering」等幾個領域,其中有幾個領域中,機器的占比甚至超過人類。

The Future of Jobs Report 2020
世界經濟論壇預期,到了 2025 年,機器將在幾個領域大幅替代人類的工作。

這意味著什麼呢?過往需要一個人才能搞定的事情,現在機器替代了一半,所以人類的工作量只剩一半。那另一半的時間要幹嗎? 當然是得學習去做別的事情啦 。而這也意味著,企業如果不調整目前的分工方式,組織的平均生產力肯定會出現大幅的下滑。

幾個首當其衝的產業,如金融與公部門,在未來臨櫃需求大量減少後,原先在櫃檯服務的員工的工作將如何安排?若未有妥善的計畫,企業將面臨不小的衝擊。

重新思考分工

或許過往在企業內因為專業各有不同,因為專業分工而將工作切分到兩個部門手上,例如行銷與平面設計,在過往這是兩個不同的專業,所以工作會分到兩個不同的員工手上,但隨著各種工具的出現,行銷完全可以透過這些工具就做出水平不差的宣傳素材, 此時他一個人就能搞定兩件事,並不需要跟另一個人分工 。

除此之外,從前在行銷工作上,發送 eDM 可能也是一種專業性工作,客戶關懷也是專業性工作,都需要交由專門的成員處理。但現在的 eDM 工具除了可以幫你把模板套好外,還可以幫你做好各種分眾,讓你可以不費力氣就發出精準的行銷郵件,而 CRM 系統的行銷自動化更可以自動觸發各種客戶關懷的事件。機器在這方面都可以做得比人更好,所以負責行銷企劃的同仁只要一個人就可以搞定上述大小事,不須分散到多個人身上。

企業分工將重塑
企業分工將重塑。

當我們重新盤點組織內的分工,並構思有哪些數位工具能協助我們更有效的處理當前的工作後,你會發現原來過去的分工非常沒有效率,而且很多工作角色可能不需要存在,而有些人的工作內容則必須做出調整。

你還可能會發現,很多人的能力開始往部門的上下游延伸,發展成 T 型人才(或稱專家式通才),這都是企業轉型過程必然會遭遇的狀況,畢竟 T 型人才會比專才更能適應變化。

經過一段時間的調整後,你甚至會考慮重整組織架構,例如將行銷、銷售與服務部門合併變成成長部門。畢竟在高度數位化的狀態下,這三個部門的工作愈來愈難分割,不如併在一起為同一個目標努力來得更有效率。

這個趨勢基本上只會愈來愈快,企業一方面需要加速引入新的科技,提升企業的數位化能力,另一方面也要積極調整組織內的分工模式,找出更有效率的分工。而這才是數位轉型與敏捷轉型展現火力的時候。

在這個段落,我有幾個 take away 要給大家:

第一,企業能否變得更敏捷, 除了組織架構外,更大的關鍵在於思維與分工模式 。
第二,科技除了帶動外部環境的變化外,也取代了很大比例的工作,而這兩者都影響了分工,並且造成 每個職務角色工作內容與定位的重新設計 。
第三,當企業重新思考組織的分工與職務角色的重新設計,轉型的火力才會真正展現。

人才規格產生改變

當你開始思考分工模式的改變,同時也接受了 T 型人才更能適應變化,未來有更多工作將被機器取代這樣的說法,那接著你將面對的將是組織對人才的需求將會有很大的改變。

翻開過往組織的職務說明書,你可能會發現很多內容已經不合時宜,得重新撰寫。甚至會發現市場上符合你期待的人才不如想像的那麼多,這其實是一種正常現象,畢竟人才市場正在經歷一場大規模的轉型。企業對人才的需求得先產生變化,人才市場才會跟著變化,這是市場供需的基本運作道理,需求先有,供給才會陸續跟上。

不過這並不意味著你找不到合適的人,畢竟市場上優秀的人實在太多,只是在這個當下,他們可能還不具備你所期待的經驗罷了。基於此,我會建議你先將招募的重點放在 挑出能力與特質合適的對象 。

在特質上,我認為面對高度變化的未來,企業的尖端人才需要具備 6 個面向的能力:

第一,面對挑戰,迎難而上的 革新領導力 。
第二,高適應性,成長心態的 應變敏捷力 。
第三,擅長剖析問題,並具備批判性思維的 問題解決力 。
第四,熟悉數據脈絡,能用數據來驅動決策的 數據決策力 。
第五,能以更宏觀的角度思考問題的 全局觀整合力 。
第六,善用數位工具與科技,帶動高效協作的 數位協同力 。

這樣的人才基本上能在組織內扮演多重的角色,而若他有一項特別的專長,那所能發揮的影響力將更加巨大。不過這樣的人才仍然是市場上的稀缺品,就算找得到,薪資水平一般也非常高,甚至對方還不見得有興趣加入,因為他們還有更多的選擇。

別期待英雄出現,而是建立讓人才得以發揮的土壤

所以,我會建議大家面對現實, 不要再將企業轉型或變革的契機寄託在一個英雄或者少數人身上 。因為光靠幾個人是撐不起一間企業的,你必須思考的是如何全面性的提升全體員工的能力。不要期望找一個「數位轉型專家」來就能帶動企業轉型,也不要期待找一個「敏捷教練」來就能讓企業變得更敏捷,這種一人救全隊的思維是一種錯誤的寄託,也是一種不負責任且取巧的想法。

你可以借重這些人的經驗與專業讓團隊少走一些彎路,但你必須讓團隊的能力在這過程中逐步提高, 只有組織整體能力提升了,才是真正的轉型 ,靠著一兩個人硬撐出來的短暫成果,體質並沒有因此改變。

建立起能培育人才,讓人才得以發揮的土壤,才是企業永續發展之道。

企業人才政策的 4 個調整方向

這篇文章看到這邊,我想各位睿智的讀者應該能明白為何企業招募變得愈來愈困難了。

首先,我們用舊的人才規格試圖去找到能解決當前問題的人才;其次,試圖找到一個能解決問題的英雄,而不是重新思考分工與人才規格後找到適合組織的人才;最後,期望有人進來改造當前局面,而不是建立起優渥的土壤讓人才得以發揮。

在此,我有幾個關於企業在轉型過程人才政策上的調整建議要給大家。

1. 盤點既有工作,重新思考組織分工

第一個建議,也是最關鍵的一點,那就是請正視企業行之有年的分工方式已經不符時宜,過往的部門分工與工作範疇可能都需要重新調整,並在這樣的基礎下重新思考每個部門需要什麼樣的人才。

重新 為每個職務撰寫職務說明與工作職掌 。不過如果公司規模很大,很難一次全面性盤點,那我會建議先從受到數位化影響最大的部門開始盤點,有可能是行銷部門,也可能生產部門或服務部門,接著才開始思考這個部門的上下游部門連帶的調整。

當企業每個崗位所需的人才都被清楚定義後,招募或育才工作落實起來將更輕鬆。

2.培養既有員工優先於大舉招募

面對轉型的挑戰,企業出現嚴重的缺乏人才問題,很多企業第一個思考點是「向外大舉招募人才」。但我的建議是先將重點放在內部員工的培養,原因有二:

第一,就我觀察,能順利完成大舉招募任務的企業屈指可數,因為當所有企業都在競逐人才時,人才市場在這兩年已經從資方市場,漸漸轉往勞方。當企業給不起優於市場行情的薪資時,爭取人才將異常困難。

第二,公司內的人才,他們的能力並非完全不合用了,他們熟悉公司的產業、流程與環境,他們只是缺了處理新任務所需的部分技能。而很多能力完全是可透過培訓來提升的。而那些難以在短期內學會或者難以養成的能力,則免不了要向外進行招募。

育才優先的思維,是企業孕育人才土壤的重要思維,只有讓人才能在這個地方持續成長,企業才不會經常面對人才需要經常汰換的窘局。

3. 重新設計關鍵人才的薪資結構與工作彈性

「出得起香蕉,就只能請到猴子」這是幾年前網路上流行的一句玩笑話,但卻是事實。你在選人才,人才也在選你。而且除了選擇進入一家企業任職外,也有愈來愈多人選擇成為自由工作者,專注做自己擅長的事,而不願面對組織內繁雜的問題。

你的競爭對手,除了其他公司外,還有人才對自由的渴望。

這個問題不會只發生在招募時,留才一樣重要,這 5 年,我身邊一樣有很多工作經驗超過 15 年,正值職涯高峰的朋友選擇成為自由工作者。究其原因不外乎可以兼顧生活,不用再處理讓人心累的組織議題,以及更好的個人收入。

企業若要招攬並留住這些關鍵人才,其實得從薪資結構到工作上的彈性雙管齊下,薪資結構的調整容易理解,而工作彈性指的是遠距工作、彈性工時、依據人才期盼調整職務角色等。

在企業需求與人才需求間找到平衡將是未來人才管理的一大重點。

4. 考慮兼職、外包與遠距工作者

企業需要的是有足夠的人才可以完成關鍵任務,至於是否為全職員工,我認為並不是那麼重要。在轉型過程,我會建議企業主先將重心放在人才資源的取得,即便這些人才可能不是全職員工也沒問題。

有些人才可能因為家庭因素或個人規劃問題,無法成為全職員工,但他的專業知識與經驗卻是公司當前需要的,那我會建議以兼職或外包的形式來與他合作,將完成任務視為優先選項。

如果你擔心非全職員工可能會有忠誠度或公司機密外洩的問題,我的建議是別想那麼多,因為正職員工也會有一樣的問題。你可以做的是慎選對象,並簽訂合理的契約來保障彼此的權利義務。

當你在思考轉型過程的人才策略時把這些非全職的選項也考慮進去,靈活性將會大增,也可以避免與許多優秀人才擦身而過。

結語

本篇談論了許多關於人才取得的困難與挑戰,並分享了 4 個關於人才政策的調整建議。用嶄新的思維思考當前的問題,將會獲得新的啟發。

未來商務展與商業思維學院將在 4/28-4/30 日三天的活動期間於現場展開數位轉型人才媒合活動,不論你是求才或求職,都歡迎關注接下來的活動資訊。

本文獲未來商務轉載許可

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