成為職場神隊友,做自己職涯的主導者

最近為了優化體驗,我與許多學院同學訪談,希望可以更瞭解同學在學院當中的學習與成長。

和一位資深業務助理Ellie聊過之後,自己也很有啟發,想跟大家分享。

Ellie的角色是在半導體產業的業務助理,但是她並不只將自己當成一位業務助理。

她選擇做業務助理的原因,是因為希望取得公司和生活的平衡,也不希望有太大的業績壓力,但她還是很希望在上班時間當中,盡量做出價值來,因此有許多事她都比業務清楚,也能給客人更多的建議,這是她的成就感來源。

有商業思維的業務助理,是什麼樣子?

許多業務助理會覺得自己就是負責完成業務和客戶交辦的事項就好,但是Ellie對自己的要求,是要能幫客戶解決問題--

客人的需求她不是照單全收,而是會進一步瞭解為什麼,聽到原因之後,她甚至能清楚建議客人:

  • 你要的這個資料無法解決你的問題,你的老闆會如何如何質疑
  • 你現在的單不先下,之後會缺貨,建議先備貨
  • 你們的流程應該怎麼做,才能增加效率

……等等,她把自己當成客人的顧問。

甚至她會教客戶做一些「利害關係人管理」,在她要幫客戶追資源時,讓客戶寄信過來,借力使力,讓她可以當作追貨、談判的依據,許多客戶因此沒指定業務,卻指定要她服務,她的業務也特別輕鬆,訂單就源源不絕進來。

她也會觀察工作的流程,做流程優化,例如她發現大家早上都在忙出貨,大家就會撞在一起,效率就很差,因此她會調整自己的工作流程,大家在塞車時,自己先把握時間把下一個時段的事情做完,因此她的效率是其他同仁的兩三倍。

她自己也笑說,她很驚訝部門的其他人,都沒有嘗試這樣想,只是抱怨塞車,甚至在她的效率比其他人還要高的時候,其他人也沒有想到,要問她怎麼做,或是模仿她,只有對她「為什麼這麼多時間」而嘖嘖稱奇,然後回頭依照用原本的工作方法做事。

用學習加實作,減少累積經驗的年資

Ellie對「學習」的想法,也跟部門其他人不同。她說她是業助當中,唯一有在學習的,其他人都覺得工作上的事情就這樣,還額外學習,實在是時間太多。

但是她認為,她從商業思維學院當中學到數據分析、專案管理、財報、問題分析等知識,只要花幾個小時學,再自己在工作中嘗試一下,這些就會很快變成經驗,比她累積很多年還要划算多了,在工作上能很快拿來用,幫她省時間,或是給客人更好的建議,這樣學習的投資就很值得。

那天跟Ellie聊了一個多小時,非常盡興,她真的就是一個「有商業思維」的業助

  • 同樣花上班時間,別人抱怨塞車,她觀察、解決問題;
  • 別人抱怨客戶,她服務客戶,讓客戶指定要她;
  • 別人抱怨沒資源,優先順序低,她管理利害關係人,驅動客戶來幫忙爭取資源,讓客戶可以達到目標;
  • 下班後,她擁有自己的時間、陪伴家人,但也持續學習,用在工作上,成為經驗,再增加效率……

你身邊有這樣具有商業思維的神隊友嗎?

我認為她的心態就是商業思維,用商業思維,即使是職場上比較支援性質的角色,都能夠創造價值,而且達到自己的職涯目標--工作與生活平衡,但又能找到自己的成就感。

四月的職能小聚,我們的主題是幕僚角色,包含行政、總務等等,我邀請了Ellie來跟大家分享她的工作,還有她如何用商業思維,在工作中創造價值。即將開放給免費會員加入,有興趣的朋友請先加入免費會員,等待我們的通知!

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