如何快速掌握一件工作任務?

撰文者:Gipi

在專案管理中,經常有人會卡在工作任務的安排上,關於工作任務的安排涉及的議題聽起來容易,但其實挺複雜的。

如果你是新手 PM,你可能連完成一項工作任務的過程,會有哪些步驟或子工作項都不太清楚,一般而言,你大概也不會知道完成這些工作項需要掌握什麼樣的技能,面對測試問題,難道只要掛 QA 的人都可以搞定嗎?肯定不是的,單元測試、整合測試所需要的專業能力與經驗就不同,還不談人工測試與自動化測試之間的技能差異。

當你好不容易掌握了完成每個工作任務所需要的能力後,你接下來要面對的挑戰就是不同的專案成員的能力與特質的識別。畢竟同樣一件事,交給不同的人來說,獲得的結果可能是天壤之別。

而這也正是大家常說,專案管理過程,最大的不可控因子就是人的原因了。

不過啊,人的議題不見得在每個案子都一樣嚴重,只要你能多花點時間理解一下專案的工作特性與每個專案成員,你就能將風險控到最低,也會大幅減少疲於奔命的機率。

我自己會將專案工作根據以下五種特性做歸類:

1.專業性:完成這個任務所需的專業技能

例如程式設計能力、廣告投放能力、數據分析能力等專業性技能,理想狀態下,我們會盡可能將任務交辦給具有該專業能力的成員,若不得已要將這樣的工作交辦給專業性不足的人,得有配套措施,例如其他人的指導,或者保留一部分的學習時間。

2.模糊性:工作任務是否清晰,或者仍有不確定性

當工作任務有一定模糊程度,需要花時間釐清或者探索時,這對經驗不足者來說難度會上升,但只要掌握基本的假設/驗證技巧,並抱持求真的態度做事,多數狀況下應該會獲得不錯的成果。

3.協作性:工作需要協作的對象,以及前後的相依工作

如果一個人可以獨立,從頭到尾完成一件事,那這個工作的協作性是低的,但如果一個工作需要跟許多人一起合作才能完成,或者具有明顯的相依性,那完成這個任務的困難度也會上升。如果協作對象較難搞(如老闆)或協作對象很多(如商業提案),一般會交給較有經驗者來處理,這可以大幅降低失敗率。

4.工作量:大約需要多少工作時長

工作量大,並不意味著困難,還需要看前面三種特性,畢竟高度重複性工作,只要能找出合適的 SOP,困難度一般不會太高。但在高模糊性或高協作性的工作中,工作量增大會讓複雜度迅速上升。所以針對工作時長較長的任務,要設定階段性產出。這也是敏捷比瀑布更適用於這類專案的原因。

5.重要性:是否是核心任務,或者要徑上的工作

有些任務的容錯率很低,一旦出錯或延遲就會大大影響整個專案,這類工作任務的重要性一般較高。像這類核心任務一般會交給能力較強或經驗較豐富的成員,或者在過程中提供其他協助,確保任務可以被如期如質搞定。

當你習慣從這五個面向來思考工作任務,不懂的就快點找人請教,你會發現你對工作任務的掌握提升到一個新的高度,不會只看工時就決定一切,也不會看到專業性工作就卻步。一個 PM 如果要提升自己對專案的掌握能力,這是不可或缺的部分。

而關於人的部分,這是另一個面向的議題,多數時候,我們對於陌生的工作夥伴的了解並沒有那麼高,所以一開始我們會選擇相信一個人的專業性與工作態度。

但若要確保一切能符合預期,在雙方還不熟悉彼此的能力與做事態度前,我建議 PM 一樣要善用假設驗證的心態來確保你的認知是正確的。你除了在專案開始之前跟成員聊聊,詢問他會如何展開後續的工作,從中你可以觀察這個人的專業性,也可以看看他對專案工作的態度,當然了,你也可以透過過去跟他合作過的同事或他的直屬主管處去獲取這些資訊。

專案工作開始後,你還能藉由一次兩次的工作任務交辦,以及他在整個過程的處理方式、態度、品質來觀察這位成員。藉由這兩種方式,你就能大致掌握一個人的狀態。

所以為什麼說團隊的熟悉度與默契很重要,除了比較熟悉工作流程外,最重要的就是大家協作的默契,哪些事情交給誰來處理較恰當,而不同的人又會需要什麼樣的支援與協助。當你能掌握這些,任務交辦的困難度就大幅降低了。

專案計畫的可靠性,很大一部分就在工作任務的分工與交辦上,本篇跟大家分享分享。

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可能是一或多人和顯示的文字是「交辦任務前先問問自己 專業性 需要哪些專業? 交給他 只要確保跟老闆溝 通環結不出錯 專業性OK 能處理模糊性 工作產出穩定 跟老闆溝通較差 做事到位可靠 模糊性 内容是否清楚? 任務‹一協作性 任å‹™ 協作性 要跟誰合作 工作量 工作量有多少? 交給他 重要性 搞砸會怎麽樣? 你要擔心的事情就 非常多了 BUSINESS THINKING ACADEMY 專業能力一般 需要清楚規格 工作產出穩定 跟老闆溝通較差 藉口很多」的卡通

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