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有效管理專案利害關係人

在專案管理、產品管理,乃至於公司內的大小事,大家最常問的就是「人」的問題。
可能是說服不了老闆,老闆需求變來變去,抓不準老闆要什麼,橫向部門難配合,公司內有些老屁股占著茅坑不拉屎,團隊內有些成員性格古怪難配合,但偏偏又掌握了重要的工作…
利害關係人 (Stakeholder) 管理,大家都很清楚這件事對職場工作的重要性,但知道是一件事,能做得好是另一件事

對我來說,利害關係人管理在組織中之所以困難原因有幾個:
第一,不知道有哪些人該溝通,這是「識別利害關係人」的環節,例如你可能不知道坐在會議室角落不發言的那個人才是有決策權的人,識別是有技巧的。

第二,難以掌握每個人對專案或產品的期待,這是「需求訪談」跟「局勢洞察」的環節,你得透過各種討論、提問、請益來掌握每個人的需求,但有些需求對方可能不方便說,此時你也得看懂當前局勢,並了解對方意向。

第三,如何搞定主要的利害關係人 (key man) ,這是滿足期待、溝通與談判的技巧。基本上專案做久了都會有一些基本的「應對原則」來面對每個利害關係人。他們不會全然接受你,但我們必須把局面控制在反對方不至於讓整個專案崩盤的狀況。不然你投入的時間可能都會做了白工。

第四,利害關係人太多,大家對你都沒意見,但對專案的需求是不一致的。你不太可能滿足全部的人,你能做的就是「佈一個局」,讓他們彼此相互說服、互相制衡,或者他們能找出彼此共同的目標,唯有如此,你才不用夾在所有人中間,試圖滿足所有人。

第五,很多時候我們會碰到利害關係人們不願意彼此溝通,要你自己搞定的狀況。所以你總是得設想一些讓大家都無法抗拒的點,或者讓大家願意犧牲一部分自己的利益來 support 你。這個段落我稱為「造勢」。當你擁有較高的位階,你當然可以用「權勢」來逼大家就範,又或者是因為你掌握了特定的資源(例如人事權、審核權),大家都要來拜託你,這時你就會享有一些權勢的紅利;又或者你在組織內外人脈豐厚,大家對你特別喜愛,這算是你在組織內的資產,值得花時間好好累積。但這畢竟需要時間,也不是大家都能享有的。

所以有些時候你得思考「順勢」,順勢的意思就是順風向

很多人在提案的時候很容易忽略公司目前的風向,逆著風向提案,通常失敗率都是高的。什麼是風向呢?如果現在公司一直強調客戶服務,那跟客戶服務有關的就是重要的風向,你的提案往這邊靠攏,基本上就會是比較對的風向,大家也比較不會公開反對;如果現在產品體驗很差,客戶客訴超多,你的提案朝向短期、密集、根本解決這些問題,有可能就是對的風向,你以前提案不過,現在時機可能正好,這都是風向。
搞懂風向,讓自己在組織內當一個長眼的人,這也是很重要的。

你可以問問自己以下幾個問題,來看一下自己對利害關係人管理的敏銳度:

  1. 我知道哪些人會影響我的工作,我的案子嗎?
  2. 我對主管或其他會交辦任務給我的人的需求掌握度高嗎?
  3. 我對公司內的政治狀態敏感度高嗎?
  4. 我知道目前公司內目前最重要的事情是什麼嗎?
  5. 我清楚我在公司內擁有正式與非正式的權限有哪些?


利害關係人管理一直都不好學,不過在專案管理學程中我盡可能幫大家拆解了,學習營中我也會讓大家針對這個議題作演練,畢竟道理都看懂,但輪到自己做的時候才知道那裡卡。所以一定要像下棋一樣,多練習盤點現狀、佈局、踩雷、復盤,這除了專業能力外,最關鍵的就是累積自己在組織內的資產。

利害關係人管理不只用在專案上,還可以廣泛的運用在各種人際關係的經營上,真的是一門學完後受用終身的學問啊。這些內容我都準備在「專案管理學習營」中要手把手帶著大家一起學囉,第一期的學習營招生到3/14晚上23:59分截止,歡迎大家一塊來學習。


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