博士倫打造高效學習組織,創造業務成果與生活雙贏 – 企業成功案例

撰文者:培訓專業顧問 Disney

博士倫公司於最早於1853年創立於美國紐約州的羅徹斯特,當時只是一家小型的光學器材商店,如今發展為一家擁有全球約12,000名員工,價值幾十億美金,產品銷往100多個國家的公司。 博士倫於1980年於台灣成立分公司,目前公司主要經營眼睛健康的產品系列,包含隱形眼鏡、隱形眼鏡護理產品、眼科藥品與人工水晶體,以及其他眼科手術產品等,員工人數規模約有一百多位員工。

博士倫是學院中學習活躍度非常高的一個企業夥伴,在導入一年以來,每季都維持一定的學習活躍度

就長期觀察,歸納出幾個他們成功打造學習型組織的要素:

  • 總經理與管理團隊全程的高度支持及親身參與
  • 人力資源策略伙伴深入了解各部門的業務狀況和發展目標,能適時提供所需的培訓協助
  • 同仁學以致用在生活及工作中,並有機會把這些案例分享給同仁及主管們
  • 同仁學以致用後,創造出業務成果,個人也獲得認可及成就感
  • 過往培訓資源集中在少數部門,但持續找尋可以延展到後勤單位甚至全體同仁的資源
  • 每週舉辦讀書會,培養討論的氛圍
  • 每季的學習營,為同事打造一個資訊分享的平台,互相點燃彼此的學習動機
商業思維學院 for Business 很開心在他們成功之路上能幫上忙,而經訪談得知,關於學院,博士倫最推薦的是以下三點:
  1. 沒有時間空間的限制,所以培訓安排更有彈性
  2. 每個單元的時間都不會太長,每單元的安排時間30分鐘內是很好的,課程設計的架構很有組織及系統性
  3. 課程的多元性,符合工作場域所有職能的通用型課程

今天很開心有機會訪談到博士倫的人資經理 Jessie,與我們分享博士倫成功打造學習型組織的歷程。

Jessie 過往的職涯歷程都是在人資領域,有科技業、醫療器材、電信業等不同產業的經驗。目前是擔任台灣博士倫的人資經理,服務已有 6 年的時間了,主要的工作就是支持公司內所有部門與人力資源有相關的業務,。

博士倫的特色,與其他外商不太一樣,有些外商,總部或地區部會推出一些年度課程或培訓的計畫,但在博士倫,培訓會是由區域自行規畫及組織。

所以就要比較自發的去跟各部門主管去了解,同仁在能力上有什麼樣的缺口,在盤點技能落差後,再來結合公司發展方向,制訂當下的培訓計畫,開發合適的培訓資源,所以才注意到學院這樣多元又彈性的學習平台。

導入學院的 Before /After

一開始我就問道「過去和現在的培訓有什麼差異?」

Jessie 回答說,受疫情影響,我們需要更有彈性的線上學習培訓方案。在導入學院以前,過去培訓的安排主要都是實體的培訓,每年固定兩次舉辦開年會議與策略會議, 過程中會進行團隊建立,也會請老師來講授溝通、銷售技巧、情緒壓力管理等等課程,主要會比較集中在前端的銷售與業務部門的實體培訓。

最近兩年開始,因為疫情的關係,想找尋更好應用的學習資源,所以才找到了商業思維學院。

我覺得學院有一個好處是,本身是很多元的平台,不只有銷售和業務的課程,也有適合人資、財務、IT 等職能的專業學程,同時也有比較通識類的課程,像會議管理、溝通表達等等⋯⋯

再來,因為學院的內容大多是線上課程,所以打破了空間和時間的限制,我們在做培訓規劃時會有更高的彈性,可以去擴充我們培訓對象的範圍。

像以前,我們後勤的物流與客服部門,他們平常上班時間很固定,也因為工作性質關係,會相對沒有彈性,也比較沒有空檔時間可以用來安排學習。

但導入學院資源後,對於學院裡有興趣的課程,他們就各自安排了學習的時間,有些人是早一點起床,有些人是在通勤上班的時間進行學習,每天安排 20-30 分鐘來聽個有聲書、看個影片,都可以進行學習。

其實這個彈性就很不一樣,讓我們可以把學習資源延伸到其他的後勤部門同仁這邊。

目前同仁回饋都蠻喜歡這樣的學習方式,我們是去年七月開通到今年七月,剛好一年的時間,我們原先的培訓目標是基層和中階主管,與目標培養人才。

但下半年學院也剛好推出專為企業打造設計的企業培訓平台,接下來我們會想要把這些培訓資源也延伸到其他的職能部門去,讓更多基層的員工都可以開始一起學習。

何謂成功的培訓?

而我也很好奇 Jessie 會怎麼定義一個培訓是否成功?如何追蹤和檢核?

而 Jessie 這邊回答道,這要看是不是有激起學習動機,讓同仁能互相學習,同時能夠落實學習到工作與生活中,其實就是很好的結果!過去主管其實會直接看同仁在 KPI 和績效上的表現有沒有提升,但很多時候,培訓其實培訓完就結束了,後續的效益,好像很難用一些質化或量化的方式去衡量。

但從去年導入商業思維學院後,我們定期每季都會規劃一次學習營的分享。以產品經理來說,我們目前是全公司的行銷部門都要去上產品經理的課程,而在每季的學習營,我們會請全公司各部門的產品經理都要來做分享,並跨部門進行溝通和交流。

而學習營這個方式,真的會激發起同仁間的學習動機,也帶給大家一些外部的刺激。這個學習營,包含我們總經理在內的各部門主管都非常的重視也都一定會全程參與,所以說這個學習營對同仁來說,其實也是一個展現個人績效與學習成果的舞台。

在這個學習營的學習分享提供同仁一個機會可以讓管理團隊了解關注到他們的表現,未來也更有可能會受到重用或被指派重要任務,那也等同於在職涯上的發展更加順利。

同時這種跨部門的活動,也是一個互相學習成長的機會,今天明明大家都是上了相同的課程,但每個人學習到的心得,還有消化吸收後分享出來的內容,其實都是不太一樣的。我覺得這也是可以激發大家持續努力學習的一個方向,這也是我先前完全沒有預想到的效益。

像我們學習營會分成兩個梯次,假設有 30 個人參加學習營,每梯次會有 15 人上台分享,而我們很意外的是,明明是不同梯次的同仁,但他們會主動想要聽另一個梯次的 15 人分享,原因很簡單,他們想了解另一個梯次同仁分享的內容,所以也想一起參與。

大家都有上相同的學程,可能從中學習發現的內容是不一樣的,在學習營會意外發現有些同仁溝通技巧的強項,也會看到怎麼應用在工作上,這個過程我們就有很多不同的觀察。

尤其是一開始,我知道大家工作都很忙碌,原本擔心他們的負擔太多,所以請他們在學習營中,只要製作 2-3 張的投影片,大概用 5-10分鐘來分享就好。

但沒想到因為一開始的幾位同仁很投入,後面的人也愈來愈認真,每個人都會準備 至少3-10 張投影片,簡報都會講到 20-分鐘以上。

生活中也有商業思維

另一個有趣的點是,有些同仁會把學習到的技巧應用到生活中,像是上完情緒管理的課程,同仁會回到生活中去應用,會運用課程學到的內容來跟家人、小孩之間進行溝通。

再來是 OTPR 個人敏捷工作法,有些同仁會以剛進公司的照片與現在對比,發現到自己變胖了很多,所以就決定用 OTPR 方法來制定減肥目標和設定行動,下定決心一定要瘦下來。

更有人學了專案管理的課程後,用專案管理的方法,來練習規畫家庭旅遊行程,同仁也都覺得非常的實用。

去年開始我們的策略方向有一些轉變,所以我們有特別安排一些同仁去上商業開發的課程,他們過往都是用實體線下的方式來開發,原本他們想說,不可能有辦法改成用線上的方式來開發的,不過上完課後,還是發現到有一些收穫,可以內化為自己的開發方式。

還有公司的主管們自己去上課後,會以讀書會的方式,跟大家一起學習和分享交流。

如何安排培訓

而許多公司,每天都忙於工作,很想知道博士倫這邊會怎麼來安排課程培訓的周期與頻率?

Jessie 想了一下跟我們分享,主要會配合公司重要會議確認方向,以及會規畫個別人才發展計畫。與學院合作之前,公司上半年與下半年原本就會定期會有開年會議、年度策略會議, 同時會進行全公司的線下培訓。

另外其實公司平時就有個別的人才發展計畫,會鼓勵主管在績效面談後,要與同仁完成他們對應的個人發展計畫(以關鍵人才為主)。

主管在面談過程中,會去觀察同仁的狀況,評估他們在能力上有哪些缺口安排他們技能培訓方面的計畫。

同時也會結合工作上的應用來做學習,包括請主管帶著同仁執行專案,或是安排一些任務或挑戰,讓他們可以提前進行練習,事先提升他工作上的能力,替未來做準備。

HR 也要懂部門業務?

其實從訪談一路聊下來,我有發現到 Jessie 非常了解公司內各個部門的職能與工作內容,有什麼特殊原因嗎?

Jessie 笑了笑說,目前公司規模 100 多人,對各個職能都很了解,主要原因有兩個:

首先,在公司裡,HR 適時參與部門的重要會議,並了解員工現在位置與未來位置的工作內容差異,才能知道如何補齊技能落差,並做好培訓的規劃,就像是人力資源策略伙伴,能夠了解產品、公司策略方向與員工,持續對齊 HR 目標與公司策略目標,才能提供對的解決方案。

再來,因為我在公司也有一段時間了,人才發展一直都是我們的工作核心,定期要做培訓規劃,長時間累積下來,我自然能夠很深入的了解各個部門和職能的需求。

不過我認為, 人力資源策略伙伴 本來就需要了解公司的產品及年度策略是什麼,也要了解同仁在工作上遇到什麼挑戰參與公司重要的策略會議是可以幫助了解到這方面的資訊及組織接下來的發展方向,進而歸納出職能上的缺口,還有組織人才需要提升哪方面的技能。當 HR 策略對齊公司策略後,才能構思好的培訓解決方案,來提供給各個需求單位。

高層的認同與支持不可少

像博士倫能有這麼好的培訓效益,你認為主要的原因是什麼?

Jessie 不假思索的說,其實關於培訓這件事,很幸運的是公司總經理和管理團隊的參與及支持,當公司的總經理及管理團隊都很重視培訓這件事時,就會產生一定的激勵效果,讓同仁產生很強的學習動機。

因為他們知道知道參與培訓的過程,是他們可以被管理團隊看到的地方,這過程也會讓他們感受到公司是願意投資資源在自己身上的。

如果公司只是要把培訓預算花完,很制式的硬是要求同仁來參加培訓,那同仁參與的意願當然也不會高。

一開始時,當然部分同仁的動機沒有這麼強,不過參與後,他們發現到,商業思維學院的課程是真的很實用,而且平台的設計非常系統化,在整理的很清楚的情況下,大家又更願意上課了,同時組織內學習營的安排,也讓大家學習的動機愈來愈強了。

總結

接近尾聲時,我問道,那目前培訓上還有沒有學院可以協助的地方呢?

Jessie 有點不好意思的說,目前培訓上的阻礙,應該是培訓預算吧,哈哈。有部分的部門受到疫情影響,業績較預期有些落差,所以培訓的預算會受到影響。不過學院企業平台的價格,坦白說性價比滿高的。

(謎之音:但能更優惠的話,當然是更好囉。)

另外是,學院的課程很多元豐富,如果每一門課程的方向和目標族群能更明確就好了,如果能把課程上完後的成效,或適合上這個課的 TA 描述的更清楚,對主管們會更有幫助,他們才知道要安排什麼課程給同仁會比較好。例如:新手主管必修的十堂課。

好唷,最後一題了,你會推薦其他企業也導入商業思維學院的企業培訓方案嗎?你認為學院最值得推薦的三個理由是什麼?

Jessie 非常篤定地說,這個問題的答案,當然是會囉!

我覺得最值得推薦的三個理由是:

  1. 非常有彈性的資源,沒有時間和空間上的限制,只要你願意花時間,在半夜或清晨、通勤上班時,都可以安排自己的學習。
  2. 每個單元的時間都不會太長,每個單元的課程時間30分鐘內是很好的,人的專注力應該不會超過30分鐘,因為當我們用零碎的時間上課時,這樣的時間長度是很剛好的。
  3. 課程的多元性,學院的課程非常多元豐富,除了有和業務銷售單位有關的課程,也有很多後勤同仁們所需要的課程,讓我可以把學習資源延伸到公司各個部門的同仁。

今天非常感謝 Jessie 的時間,給我們帶來這麼精彩豐富的內容和實用的做法與指南。

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