知己知彼!做好 「績效自評」與 「績效面談」的方法

知己知彼!做好 「績效自評」與 「績效面談」的方法


談績效,對員工或部屬來說都是一個蠻痛苦的過程,很大一部分原因是不知道到底要談些什麼,部屬經常無法舉證自己這段時間真的做得很不錯,主管也很難回想過去半年或一年這個部屬的工作表現,最後就只能「憑感覺」。而這也導致在企業內,多數的績效面談都是無效的。

有時老闆說可以先準備一些工作成果,自己可能也不知道要準備什麼,最後就是流水帳的報一報,包含做了哪些案子,或者處理了那些問題。

好一點的會知道自己的 目標或 KPI 是什麼,然後圍繞著 KPI 來報告,但就算是 KPI 好了,也鮮少有人知道老闆到底看哪些 KPI 來評估自己的績效。最後的結果就是你講了一大堆自己的貢獻,但老闆覺得那些都還好,反而那些他認為更重要的事情你都沒有做好,最後你只能獲得一個尚可的績效評價。

其實,搞懂怎麼跟老闆談績效是一門所有工作者都需要學習的課題。要做好這件事其實也不見得有想像中那麼複雜,但確實得花一些功夫。

很多人都會說要向上管理,要對齊認知,但你在對齊的過程是否也清楚的對齊了老闆對你的期待,以及他將如何來評估你的績效呢?我想很多人的答案是否定的。

要獲得好的績效表現除了努力工作之外,更重要的是要理解績效管理的遊戲規則到底是什麼。

對齊認知

首先,我會建議你應該主動跟老闆對齊目標,以及用來考核你的具體成果或指標是什麼。千萬不要因為自己是後勤單位就覺得把手邊的事做好就好了,你應該去探討部門最需要你協助的地方,以及最迫切需要解決的問題是什麼,而這跟你被交辦的任務之間有何關聯,如果你不趁早釐清老闆拿什麼來考核你,你的績效好壞就看你跟老闆關係,要不就是看天吃飯了。

第二,不要只對齊目標跟 KPI,最好還一併確認這些目標的權重與優先順序。例如 KPI 1 占比 50%,KPI 2 占比 30%,當然了,這個比例不見得會很精確,但是有助於你跟老闆確認哪一項在他心裡比較重要。千萬不要努力了老半天,時間卻都花在那些相對次要的任務上,這會很可惜。

上面這個對齊動作我建議你需要趁早進行,最理想是在前一次績效考核結束,進入下一個考核循環時,而不要在考核前做,否則你連修正的時間都沒有了。趁早對齊這是一定得做的,而且在往後,你還得持續對齊,畢竟老闆的需求跟想法還是會改變的。

績效自評

如果上面這些你都做得不錯,那接下來就是在績效面談前的準備了。

下面這張圖是過往我過去使用的範例,可以看到,我會先把我的主要職責與目標先寫清楚,讓老闆可以很快的掌握到當初他交辦給我的關鍵任務,如果沒有這個,老闆會很容易憑感覺跟你談,之前對齊過的事項他可能也都忘的一乾二淨了。

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如果他不記得曾經交辦給你,以及跟你對齊過的事項,在績效考核時,他就很容易根據近期跟你互動的狀況以及近期的事件來打印象分數,這有好有壞,但對於兢兢業業認真工作的你來說,大多是負面成分居多。

然後下方的表格中我會逐一呈現每個 KPI 的表現,包含一開始的狀態、占比、目標、達成狀況、達成率、評分等等。這一塊盡可能是以量化或可觀測成果來呈現,對主管來說這是比較客觀的呈現。

然後右邊的自評是重點,我主要會評以下三個部份:

1.做得好的地方

好要說的出來哪裡好,建議還是以數字表現或可觀測成果為主,而且所列舉的項目應該是與主管對齊過,然後確實獲得改善的項目。記得,如果你做得好的地方都不在他在意的點上,那你列舉了 100 條也沒意義,就算你 KPI 真的達成了,他也不會給你極高的評價。

如果你是業務員,你的業績達成了,而主管希望你多放一些重心在新產品的推廣上,但你的業績中只有 5% 不到是屬於新產品,那老闆內心肯定還是不滿意。但如果你的成果是新產品的銷售業績占比從原先的 20% 提升到 45%,遠超原先預期,那老闆感受肯定是不同的。

這邊你可以陳述一些你的創舉,例如你設計了一套客戶開發方法,所以成交率比以往上升,所以業績也直接超標了,你也可以說你推動了某個工具的引入,提升了產品的效能,解決了多少客戶問題。KPI 達成是一回事,但這很可能是受益於他人的幫忙,在這一段,你可以陳述一些因你而發生的好事,這在主管眼裡會有加分效果。

2.仍值得改善的地方

你不會每件事都做得盡善盡美,尤其在主管的期待下,只有更好,而沒有完美。就算所有的 KPI 都達標了,為了追求卓越(不論是做給誰看),我們還是得列一些可以做得更好的地方。

如果你還有一些是主管在意的,而你確實做得還不夠好,那列這方面的改善計畫會讓主管有一種「不錯,有留意到」的感覺。而且你自己提出說要改善,他會認為你很用心在工作上,一般也不會對這方面的內容有過多的苛責。

反之,如果你已經對這些需要改善的項目動手,並且已經有一定的成果,那這部份反而會是加分項目。

3.下一步計畫

不要等老闆交代,當你已經經過盤點,知道那些地方還可以做得更好,那你可以將自己的下一步計畫跟老闆報告。你就能透過這次的績效面談讓老闆清楚的感受到你有多可靠。

這個模板,其實主管也可以做一份是針對部屬的,這樣在績效面談時其實雙方就能很好的對齊彼此的認知,算是一個很好的績效溝通過程,對雙方都會大有幫助。

談績效是有技巧,有訣竅的,這是我過往常用的方法,直接且有效,分享給大家。

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