【KT 新聞選讀】關於管理兩三事

撰文者:KT Huang

業界變化的速度很快,去年科技業大舉擴張,今年第二季卻因為通貨膨脹、消費緊縮、成長動能不明確等原因,傳出裁員 10%~40% 的消息。無法想像在裡面的人會是什麼感覺,更難以想像在公司內部是否會產生管理相關的問題。

為了業務擴張或解決問題,企業最常見的手段是加人。大多數情況下,加人都可以讓現有的問題獲得緩解,但會累積管理債或技術債。以管理的原則來說,我用起來最順手的有三個,只管理直屬的部屬、先緊後鬆、掌握重要或緊急事件的進度。

要討論前,先回頭看看我對拿捏成效與信任,用人不疑的四個卡控機制:

1. 每封 email 都要把我放在 CC list 中
2. 每個會議都有會議記錄、跟進事項
3. 牽涉跨部門協調、跨公司合作,我會跟關鍵 stakeholder 聯繫,確定 high level 的共識
4. 每個星期 1 on 1 會議每封信、每個會議,再加上每周 1 on 1,看起來工作量很重。但我真正花在管理的時間,不超過 15% 的工作時數。怎麼做到的?

★只管理直屬的部屬★

不同的理論指出,最能發揮領導效能的人數是 5~10 人。美國海豹部隊編制是 4~6 人,台灣的陸軍步兵是 9 人。

我最多同時直接管理 7 人。直接或間接管理,最多曾達到 40+ 人,但那時有 5 個直屬的基層主管。我的 4 個卡控機制只適用於這些直屬部屬。因此直屬部屬、老闆或其他部門主管,還有客戶寄過來的信,每天平均 300 封左右。

300 封還是非常多,我怎麼可能掌握每個事件的情況,甚至進一步安排我的工作時間呢?這牽涉到後面的兩個做法。

★先緊後鬆★

我對於工作細節是先緊後鬆。一開始還不確定這些部屬的工作能力、工作習慣,也不熟悉公司內組織文化時,會抓的比較緊。

部門內不可能每個人都非常強(至少我沒有這麼好的運氣),但我會粗略分為可以放心的,以及不太放心的兩種人。可放心的部屬有三個特質

1. 積極處理問題
2. 主動回報進度
3. 懂得求救

碰到問題願意積極處理,事情就可以獲得某種程度上的解決。願意主動回報進度,我就可以從處理的過程、進展、以及其他相關單位的回應,了解這個人的工作狀態及組織文化。懂得求救則是另外一個關鍵。我們總會碰到無法處理的問題,知道自己能力的極限,願意主動尋求協助,就不會讓問題淪落到無法挽回的境界。

能讓人放心的部屬,我的管理會比較鬆,放手讓他們自己處理事務;還不太放心的,會抓的比較緊。例如有令人放心的 A,還有點狀況的 B 兩個同仁。雖然有 300 封信,我會先看 B 寄的信,了解跟 B 有關的 project 進度、產品驗證、出貨與付款情形。至於 A,我會選擇不理會,等他主動回報。

★掌握重要或緊急事件的進度★

即便如此,還是會碰到重要或者緊急的事件必須處理。只要是這類的事件,我會花時間掌握進度,必要時會緊盯每一步的進行。

這時候才會有所謂的「微管理」,我會跟同仁開會,沙盤演練,甚至親自主持會議,琢磨每一封信、每一通電話的用字遣詞。

★時間管理與工作安排★

上述的內容,反應到我的時間管理與工作安排,就是先處理重要或緊急的事情、與利害關係人建立關係與共識、留白

第一個原則所有人都很清楚,不需多說。

利害關係人可能是產品開發、技術服務的主管,也可能是客戶的採購、研發與高階主管。與這些人建立關係的好處,是容易達成共識,及時 align,並排除困難。這會讓我們的工作容易很多,也比較容易達成目標。

我每周都會預留 2~3 個時段,每次 3 小時,處理重要的工作,這就是我的留白。重要的工作可能是準備投影片,思考工作上的問題與解決方法,研究產品、產業鏈或其他。

我最喜歡也覺得最重要的是研究產品、產業鏈或其他。通常我會跟業界朋友聯繫,交流現況、近期發展以及市場消息,或者上網找第二手資料。這些第一手與第二手資訊,對我的工作以及 domain know-how 養成有很大的幫助。

但問題是,我要怎麼擠出留白的時間?關鍵就回到部屬的工作狀態。

對於令人放心的部屬,他們平日就會回報工作進度,也比較不需要擔心。他們的信我會跳過,放寬到每個月兩次或每個月一次的 1 on 1 會議。重要會議我會先確認意願,再請他們參加。授權處理、分擔工作。優點是他們提高能見度,會有更高的成就感,我的工作也更加輕鬆。

就這樣,釋放我的時間與雙手,協助部屬、老闆跟客戶處理更重要的問題,更困難的議題。(不是每次都如我所願的解決就是了….)


關於 KT

科技人,帶著研發精神的商業開發者。歷任面板業產品經理、新創公司產品總監、台達電產品規劃。現為中國上市公司海外市場總監及多家公司策略顧問。擅長海外市場拓展,結合商業模式,分析科技業走勢。我長期在科技業工作,關注科技趨勢,也喜歡研究各種商業行為。KT 是我的英文名字,同時也是 Key Technology 的意思。我期許自己選出有興趣,有靈感的新聞與議題,提出我的看法。後續每周固定出刊,分享我的觀察與心得。如果你對這類的議題有興趣,歡迎關注我的文章。


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