撰文者：KT Huang
業界變化的速度很快，去年科技業大舉擴張，今年第二季卻因為通貨膨脹、消費緊縮、成長動能不明確等原因，傳出裁員 10%~40% 的消息。無法想像在裡面的人會是什麼感覺，更難以想像在公司內部是否會產生管理相關的問題。
為了業務擴張或解決問題，企業最常見的手段是加人。大多數情況下，加人都可以讓現有的問題獲得緩解，但會累積管理債或技術債。以管理的原則來說，我用起來最順手的有三個，只管理直屬的部屬、先緊後鬆、掌握重要或緊急事件的進度。
要討論前，先回頭看看我對拿捏成效與信任，用人不疑的四個卡控機制：
1. 每封 email 都要把我放在 CC list 中
2. 每個會議都有會議記錄、跟進事項
3. 牽涉跨部門協調、跨公司合作，我會跟關鍵 stakeholder 聯繫，確定 high level 的共識
4. 每個星期 1 on 1 會議每封信、每個會議，再加上每周 1 on 1，看起來工作量很重。但我真正花在管理的時間，不超過 15% 的工作時數。怎麼做到的？
★只管理直屬的部屬★
不同的理論指出，最能發揮領導效能的人數是 5~10 人。美國海豹部隊編制是 4~6 人，台灣的陸軍步兵是 9 人。
我最多同時直接管理 7 人。直接或間接管理，最多曾達到 40+ 人，但那時有 5 個直屬的基層主管。我的 4 個卡控機制只適用於這些直屬部屬。因此直屬部屬、老闆或其他部門主管，還有客戶寄過來的信，每天平均 300 封左右。
300 封還是非常多，我怎麼可能掌握每個事件的情況，甚至進一步安排我的工作時間呢？這牽涉到後面的兩個做法。
★先緊後鬆★
我對於工作細節是先緊後鬆。一開始還不確定這些部屬的工作能力、工作習慣，也不熟悉公司內組織文化時，會抓的比較緊。
部門內不可能每個人都非常強(至少我沒有這麼好的運氣)，但我會粗略分為可以放心的，以及不太放心的兩種人。可放心的部屬有三個特質
1. 積極處理問題
2. 主動回報進度
3. 懂得求救
碰到問題願意積極處理，事情就可以獲得某種程度上的解決。願意主動回報進度，我就可以從處理的過程、進展、以及其他相關單位的回應，了解這個人的工作狀態及組織文化。懂得求救則是另外一個關鍵。我們總會碰到無法處理的問題，知道自己能力的極限，願意主動尋求協助，就不會讓問題淪落到無法挽回的境界。
能讓人放心的部屬，我的管理會比較鬆，放手讓他們自己處理事務；還不太放心的，會抓的比較緊。例如有令人放心的 A，還有點狀況的 B 兩個同仁。雖然有 300 封信，我會先看 B 寄的信，了解跟 B 有關的 project 進度、產品驗證、出貨與付款情形。至於 A，我會選擇不理會，等他主動回報。
★掌握重要或緊急事件的進度★
即便如此，還是會碰到重要或者緊急的事件必須處理。只要是這類的事件，我會花時間掌握進度，必要時會緊盯每一步的進行。
這時候才會有所謂的「微管理」，我會跟同仁開會，沙盤演練，甚至親自主持會議，琢磨每一封信、每一通電話的用字遣詞。
★時間管理與工作安排★
上述的內容，反應到我的時間管理與工作安排，就是先處理重要或緊急的事情、與利害關係人建立關係與共識、留白
第一個原則所有人都很清楚，不需多說。
利害關係人可能是產品開發、技術服務的主管，也可能是客戶的採購、研發與高階主管。與這些人建立關係的好處，是容易達成共識，及時 align，並排除困難。這會讓我們的工作容易很多，也比較容易達成目標。
我每周都會預留 2~3 個時段，每次 3 小時，處理重要的工作，這就是我的留白。重要的工作可能是準備投影片，思考工作上的問題與解決方法，研究產品、產業鏈或其他。
我最喜歡也覺得最重要的是研究產品、產業鏈或其他。通常我會跟業界朋友聯繫，交流現況、近期發展以及市場消息，或者上網找第二手資料。這些第一手與第二手資訊，對我的工作以及 domain know-how 養成有很大的幫助。
但問題是，我要怎麼擠出留白的時間？關鍵就回到部屬的工作狀態。
對於令人放心的部屬，他們平日就會回報工作進度，也比較不需要擔心。他們的信我會跳過，放寬到每個月兩次或每個月一次的 1 on 1 會議。重要會議我會先確認意願，再請他們參加。授權處理、分擔工作。優點是他們提高能見度，會有更高的成就感，我的工作也更加輕鬆。
就這樣，釋放我的時間與雙手，協助部屬、老闆跟客戶處理更重要的問題，更困難的議題。(不是每次都如我所願的解決就是了….)
關於 KT
科技人，帶著研發精神的商業開發者。歷任面板業產品經理、新創公司產品總監、台達電產品規劃。現為中國上市公司海外市場總監及多家公司策略顧問。擅長海外市場拓展，結合商業模式，分析科技業走勢。我長期在科技業工作，關注科技趨勢，也喜歡研究各種商業行為。KT 是我的英文名字，同時也是 Key Technology 的意思。我期許自己選出有興趣，有靈感的新聞與議題，提出我的看法。後續每周固定出刊，分享我的觀察與心得。如果你對這類的議題有興趣，歡迎關注我的文章。
