撰文者：游舒帆（Gipi）
摘要
怎麼判斷一件事是屬於不重要且不緊急，能直接忽略的？如果兩件事都屬於重要且緊急時，如何取捨？
檢視日常生活，我們應該有很多因慣性驅動而沿用無效率方法的事情，作者建議用7個步驟，建立自己的優先順序原則。
雖然我們從小到大都有人要我們學會排優先順序，我相信每個人也都聽過也使用過重要 X 急迫的二維矩陣，將所有事情分為重要且緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不緊急也不重要四個象限，但我們的困難點在於判斷什麼才是重要的，加上如果兩件事情都是屬於重要且緊急時，又要如何取捨呢？
「重要 X 急迫的二維矩陣」這工具有它存在的意義。我先解釋一下我的用法吧！
(來源：《OTPR敏捷工作法：拿回績效主導權，讓工作做得更快、更好、更有價值》，時報出版 提供)
左下跟右上一般不會是什麼大問題，但左下的內容一般是忽略的，甚至連記錄在筆記本上都不會做，多數郵件就屬於這類，你連在上頭多花一秒鐘都嫌浪費，但偏偏很多人有郵件症候群，三不五時要看一下信箱有沒有新的信件，很怕會漏掉重要的信件，我真心認為是一種浪費。
但你可能會問：我到底如何判斷一件事是屬於不重要且不緊急，能直接忽略的？這我下面會再說明。
針對重要且緊急的馬上處理，這應該也不是什麼大問題；但針對不重要但緊急的事情，例如有人找你開會討論事情，這件事對他來說緊急且重要，但對你來說重要性並不高，而這件事又會花你的時間，那你該怎麼處理？
我的方法是能免則免，若無法避免則速戰速決，可以當面五分鐘討論完的事情，我不想花一個鐘頭聽報告，我會 focus 在解決問題，讓事情可以往下，而當面且找到正確的人溝通，溝通的效率就會大大提升。
我發現時間管理無效的人，最大的問題就是分不清楚事情的輕重緩急。
舉個例子，有個人跟你說明天我要給老闆一份報告，但有一個問題需要請你給意見，否則交不出去，請問：「這件事情對你而言應該是重要且緊急，還是緊急但不重要？」
請留意，我講的是「對你而言」，因為時限就是明天，但這並不是你的任務，而是別人的任務，所以對他來說是重要且緊急，但對你來說應該是不重要但緊急，你可以不花時間或者花更少的時間把事情解決，而若可以，我會盡量避免不重要但緊急的事情纏上身。
而在我的認知中，有太多的東西都是屬於不重要且不緊急的，完全可以被忽略。
舉例來說，我郵件會設定很多規則，把一些我認為相對重要的發信人或主題留在收件箱中，而把其他的郵件歸到別的目錄下，這類的郵件我一般不看的，但如果有人提醒我或者問我關於那封郵件的事情，我就會判斷此事是否應該要處理。
如果只有一個人問，那重要性可能一般，但如果一天內有多個人提到，你就知道重要性相對較高，而那些會提醒你的人是誰呢？往往就是那些把該事項列為高重要性的人，你可以從別人的反應來協助你判斷，但千萬別把別人該處理的問題全部攬到自己身上來。
然後另一個迷思是，老闆交代的事情永遠都是重要且緊急的，我認為這是很多人的迷思。
對老闆交辦的任務你該重視，但不該放下重要的事情去滿足老闆，我認為多數的老闆仍然希望你把該做的事情做好，而不希望你為了滿足他一時的需求而打亂整個節奏，所以勇敢地跟老闆確認重要性與 deadline，如果跟你手邊的任務有衝突時也不妨提出來跟老闆溝通，就我的經驗，老闆仍是以大局為重的。
此外，盡可能的降低判斷的難度，別讓過多的選項進入重要急迫的判斷流程裡，對我來說，我會盡可能控制同一時間內，最多只考慮三件事情，這有助於降低決策複雜度。
有些人習慣管理一個很大的待辦事項清單，將過去想做但一直沒做的那些事一直累積下來，久而久之這個清單內的項目高達上百項，還自以為這樣不會遺漏重要的事項，其實這種做法會扼殺你的注意力。
如果有一件事在你每次思考後都覺得必須要處理，但你卻每次都沒動手，你反而暫時不要理會它，因為它其實不如你想像的那麼重要。如果它真的重要，只要你有持續在做回顧，未來它還是會再次回到你的清單中，那時你對它的重視度肯定大不相同了。
建立「自己的」優先順序原則
每個人心裡都有自己的一把尺，這把尺上刻了你對優先順序的原則，但你得花一些時間把這原則找出來。
怎麼找呢？你可以按以下步驟來執行。
第一，把你手邊所有的事情列下來。工作、個人目標、生活的所有事情都列下來。
第二，將這些事情按「重要 X 急迫二維矩陣」將所有的事情歸到四個象限中。
第三，為所有的任務進行排序，產生一個優先順序表。
第四，將任務按優先順序排入行程中。
第五，執行過程中，你可能會發現自己自發性地想要調整某些行程。你本來排晚上要去運動的，但因為朋友約了吃飯，所以你取消了運動而 去聚餐，此時請將你調整的原因寫下來，你可以從一次又一次的調整中 找出自己做決定的規律。
第六，每隔一段時間盤點一次自己任務修正的原因，你可能會發現只要有人約你吃飯，你就會二話不說取消運動行程，這意味著社交的重 要性在你心裡其實是高過運動的。此時，你可以更新一下優先順序表， 因為這樣的順序比較接近你內心所想。
第七，將上述過程反覆幾個月，我相信你對自己決定優先順序的邏輯會有一定程度的了解。
這樣的狀況也可能發生在工作上，你也可以在每次老闆更改你工作的優先順序時去了解他的判斷原則，你可能認為執行重要，他卻認為規劃才是最重要的，所以他時常中斷你的執行工作，而要你將計畫書先提報上來；
他也可能在每次遭遇客訴問題時，會二話不說中止你手上的工作，要求你立刻協助客戶解決問題，這就意味著客訴問題在他腦袋裡的優先順序是最高的。
每個人都有自己做決定時的優先順序原則，有些人的思緒很單純，有些人則相對複雜，在意的事情很多，連自己都抓不出自己排序的原則，最後就得出一個「看情況」的結論，實際上他們只是缺乏數據來有效分析自己的決策原則。
總之，我建議大家透過反覆的練習來找出自己排優先順序的原則， 也用同樣的方法來找出其他人的原則。這會讓你更認識自己，也更認識其他人。
永遠不要忘記持續改善時間運用效率
我曾在一次主管培訓課程中詢問大家：「各位覺得自己每週有多少時間是被浪費掉了？」
現場有人說五小時，有人說十小時，有人表示自己充分運用了時間， 很少有浪費的時間。我現場抽點了一位中階主管，請他讓我看一下他的行事曆，上頭滿滿的會議，但我刻意不挑選會議，而是挑了他每週五的一個固定行程，那個行程是「巡視宿舍」，每週五早上10到12點間進行。
我問他：「請問這件事情的目的是什麼？」
他說：「就去巡視一下，看看宿舍有沒有器材壞了，或者員工們有沒有什麼狀況。」
我問他：「那請問一下，上次有器材壞了，或者員工有問題跟你反應大概是什麼時候？」
他說：「上次大概是四個月前。」
我又問他：「那算下來平均大概多久會發生一次。」
他想了一想，大概知道我想問些什麼，他說：「大概三至四個月一次，但我如果不去巡視的話就不知道有問題。」
我說：「我覺得解決器材壞掉或者處理員工的問題很重要，但器材 通常不在你巡視的時候壞，可能已經壞了四天了，直到你巡視時才處理， 員工的問題也不在你出現時才有，絕大多數也都是早就發生了，對嗎？」
他說：「是這樣沒錯。」
我說：「其實你的巡視並不是關鍵點，關鍵點在於需要有人將現況反應出來，讓我們可以盡快處理。如果我們把重點放在更快的得知現場狀況，以及讓員工能更及時的反應問題上，你能否想到更好的方法來解決此問題？」
現場的主管們很快的就討論出一個解法——讓宿舍的員工自助，因為這些事情都跟他們的生活有關，選出幾位較可靠的員工做為窗口，並給予一定的獎勵，由他們協助回報宿舍狀況與收集員工反應的意見。
如此一來，獲取資訊的效率提升了，問題也可以更及時被解決，二來這位中階主管也不用每週花兩小時的時間去巡視，週五早上的時間也因此被釋出了。
探討完這個案例後，我請大家針對自己每週的行程做檢視，因為裡面肯定有很多因慣性驅動而沿用無效率方法的事情，持續改善自己的時間運用，才會真能享有時間自主的紅利。
獲商業週刊轉載
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