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【PM下午茶】 #5 我的老闆常常跳過我跟工程師提需求,怎麼辦呢?

這是Evonne跟你一起PM三點下午茶的第五天(終於一週了!),今天想聊的主題是--

我的老闆常常跳過我跟工程師提需求,怎麼辦呢?

這個問題屬於商業思維學院 產品經理系列課程的 #產品經理工作術 問題

做為產品經理的你,有沒有遇過這種情況--雖然已經排好schedule與優先順序,但是老闆一個起心動念,就去找工程師討論要做xxx,或是現在做的「順便加上ooo」,因為是老闆要的,所以工程師不敢不答應,這樣的變動幾乎一定會影響時程,但是PM卻是最後一個知道的,這種情況應該怎麼辦呢?

第一個重點:釐清老闆在想什麼

第二個重點:如何找老闆聊?

第三個重點:如何損害控制

第一個重點:釐清老闆在想什麼

解決問題的第一步總是先去釐清問題、瞭解問題的成因,老闆為什麼想要直接找工程師,而不是找你討論他想做的東西呢?

  1. 跟你溝通成本太高:他覺得你聽不懂他說的,或是無法做出他想要的,或是找你都要花很多時間、要一大堆資訊,他才能得到初步回應,可能還是他早就知道的資訊,然後他可能還要解釋很多次.所以他不如直接去跟工程師講比較快,如果是這個原因,要解決的問題應該是,如何讓他覺得「跟你溝通最簡單省事,你會幫他搞定」。

這可以從一些小事開始,例如在老闆交辦任務時,拿紙跟筆記下來、用自己的方式再次確認問題,然後直接跟老闆說:初步我想這件事應該用xxx方法處理,我會再確認ooo的資訊,同時考量到時程與資源,我會再跟工程師安排,到時候討論的結果會寄給你

2. 信任與安全感危機:他可能不信任你、覺得你不清楚狀況,甚至是不滿意你目前的進度與安排,或是你沒讓他清楚狀況,所以他覺得沒安全感了,才會想從工程師那邊得到第一手資訊,然後直接自己下去統籌,也就是說,他不相信你可以幫他解決問題、達到目標。

如果是這種狀況,你要做的事情應該是再跟老闆對齊自己的目標與他的期待,也要更頻繁地將資訊同步給他。另外要確保「他從工程師那邊得到的資訊,不會比在你這邊得到的多」,試想如果有個壞消息,例如快要delay了,但你沒讓老闆知道,但是工程師卻告訴了老闆,可想而知這信任就一次消耗掉了,之後老闆當然覺得去問工程師比較安心,可以得到第一手資訊。

3. 他覺得自己比較厲害:常見於技術出身的老闆,有時業務出身的也會,他覺得他最懂技術,或是最熟悉市場,所以跳過PM直接下指導棋,這樣的老闆我倒是蠻樂意跟他學習的,只要我在場,能掌握資訊和結論,我很樂意讓團隊跟老闆一起討論,所以我會讓老闆知道,我也需要一起學習這些相關知識以及決策邏輯,對後續控專案以及釐清需求細節有幫助,請老闆可以帶上我一起討論,讓我可以後續接手,也有更多成長,也就是看能不能把它變成你和團隊的「mentor」。

4. 他是控制狂且完全不尊重下屬:這種是人格問題,如果忍受不了就塊陶XD

第二個重點:如何找老闆聊

當然這件事還是得去跟老闆談談,這個談談有幾個目的:

  • 同步老闆做這個決策的邏輯
  • 讓老闆知道這個改動對既有專案的影響
  • 讓老闆瞭解到,直接找工程師其實「不會比較快」

老闆可能覺得,他直接講完比較快,但後續的調整可能讓他錯失了另一個客人的需求,這是他在做決策的當下可能不知道的資訊,你可以在得知資訊之後,把需求再次排序,然後去找老闆同步新的時程,讓老闆意識到他做的決策是「有成本的」,他其實捨棄了某些他不知道的東西,才換得這個他突然覺得有搞頭的功能。

又或者是,在找老闆同步的時候,你可能也能發現原來老闆看到的市場狀況不同了,所以他做出這樣的決定,那你就能學會做出更好的優先順序,但還是要讓他知道,你很需要被同步到這樣的資訊,才能更好地控管後面的專案,所以做出這個改動沒問題,但是希望老闆之後能先跟你同步之後,由你來做變更的相關規劃。所以不要預設立場,抱持著「想瞭解決策邏輯,也需要老闆協助」的想法跟老闆談談。

第三個重點:如何損害控制

老闆那邊常常說了還是很難改變,這是常態,我老公曾說:「change your boss or change your bos--如果改變不了老闆,就換老闆!」,做為PM,還是要做好最壞的準備:「萬一這樣的事情還是發生了,我要如何控制損害?」

損害一般來自於「資訊不對稱」,如果優先順序或是時程有改變,但PM不知道,很難做接下來的處理與溝通,因此我會跟工程師談幾種做法

  • 最好的做法是,如果發生這樣的事情,他們先暫緩答應,跟老闆說要評估一下做法,還有xxx功能在做,也要跟Evonne討論一下安排時程,然後請老闆去找你,或是團隊跟你同步,不過這除非是合作關係很緊密的團隊,不然不太會發生,是理想狀態;
  • 第二種情況是,他們會先答應下來,然後跟你更新這個資訊,一起討論老闆為什麼要做這個,做下去的話,對時程以及優先順序的影響,你要討論完之後,再去跟老闆同步這個變更後的計畫
  • 第三種常見情況是,團隊就接下來,但也不太告訴你,那你首先要思考,和團隊之間的合作關係是不是有什麼問題,他們是不是沒有認知到PM的角色與價值,另外,流程上可以思考如何建立檢核點,讓你可以「早期發現」這個改動,例如開每日站立會議,至少你每天都有一次機會可以同步到這資訊,做出相對應的改變。

以上,其實「跨級指派」是職場上常發生但又讓人很困擾的事情,記得從老闆的心態開始思考,然後好好跟他談談,最後還是要做出控制損害的計畫,就能大致保你專案安康了。

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