為什麼決定從線下轉成線上，我們做了哪些準備？
去年 12 月時，團隊熱烈討論著 2021 的學院始業式要舉辦在什麼時間、什麼地點、整體的互動體驗要怎麼設計等，問遍了台北十幾個場地，天天場勘、處理流程，沒想到在 1 月初時，疫情有了重大的轉折，陸陸續續開始有活動取消或轉為線上舉辦，與團隊商討後，我們決定將始業式全面改為線上始業式，並在 1/10 發佈了公告給同學。短短一個月，我們經歷了以下轉折，彷彿一次辦了兩場活動：
2020
- 12/16 確認並發布北區、中區、南區始業式時間
- 12/17 開始籌備找各區線下場地、規劃流程、擬定預算
- 12/22 疫情開始嚴峻，團隊訂定 1/ 9 要決定是否轉為線上始業式
2021
- 1/1 持續規劃線下活動流程，同步尋找線上直播場地、擬定線上活動流程
- 1/10 全面發出電子報，公告各區線下始業式轉成全球線上始業式，雖然很期望見到大家，但決定以大家的健康和防疫為重，當個好公民
- 1/11 內部團隊會前會
- 1/22 所有工作人員會前會
- 1/24 早上 Mentor 線上聚會、中午順流會、下午線上始業式
這樣的改變，讓我們將原本設計好的的線下活動場景全部打掉重來，轉而以線上活動模式思考，跨了一個年，辦活動的思維也從線下跨到了線上。
線下活動與線上活動的差異
為了讓大家能更清楚了解線下線上的差異，以下整理出一張表，從活動前中後去比較兩者的差異：
由於這些差異，舉辦線上活動時，執行上要顧到的細節更多了，也相對更難掌握，因為你在遠端難以顧及每一位與會著的需求。
線下活動有約束性與從眾性，約束性是指你能觀看到大家的反應，並讓大家依照指令作出行動，從眾性是指當與會者今日有問題，他稍微看一下隔壁鄰居即可知道接下來要做什麼，不需要太久的反應時間。
不過線上活動的優勢就是能打破地域與時間限制，全球六大洲、近百個國家、上千個與會者、車上廁上床上都沒問題，當天就有同學是坐客運、坐在副駕參與的，雖然沒有拍到，但我相信也有窩在床上的同學哈哈！也有小組直接約了碰面一起觀看始業式！
舉辦線上活動犯的三大錯誤
儘管事前做了演練、順流，這次線上活動我們還是有許多設想不夠周到的地方。我們整理出此次線上活動犯的三大錯誤：
- 總控沒有主控權，難以即時調節現場狀況
- 工具指令複雜不統一，與會者難以即時反應
- 沒有考量到多螢裝置，視覺體驗打折扣
➜ 總控沒有主控權，難以即時調節狀況
雖然在控台有安排一位負責人，但他同時要操作 Zoom 的畫面切換，所以很多時候他遇到突發狀況也沒辦法快速抽離去處理問題，這位總控的任務要很單純就是盯整場流程，一旦遇到問題要能指派機動人員去處理
➜ 工具指令複雜不統一，與會者難以即時反應
當天有一個快問快答互動使用的是 「quizizz」，並另外安排了兩個：截下學習系統的畫面到 Slack、截圖上傳 Facebook 並 hashtag，不同工具的轉換與跳出對與會者來講都是成本，同時他也會疑惑現在是要完成指令，還是先專心參與節目。
➜ 沒有考量到多螢裝置，視覺體驗打折扣
由於現場準備時，我們都是觀看筆電、大螢幕，自然會覺得資訊很清楚，一旦轉換到手機、平板，有些簡報字體會太小，圖表不清楚，讓同學錯過這麼精美的圖表真的蠻可惜的！
同步整理其他當天遇到的問題點如下：
- 由於同學陸續加入，會不知道目前節目進行到哪
- 缺乏遠端體驗組，無法即時回報與會者真實體驗到的情況
- 遠端連線的老師網速較不穩定，導致會斷訊
- 主持人旁邊沒有裝置能觀看直播畫面及與會者的反饋
覆盤後的產出：線上直播活動實作大寶典
經過以上的覆盤，我們將舉辦線上活動的喜悅與血和淚集結成了「線上直播活動實作大寶典！」不藏私分享給大家看，希望在創造良好線上體驗的這條路上，大家能一起更好！大寶典內含：
- 快速歸納線上直播的三大痛點以及該如何避免
- 舉辦線上活動必備 checklist，各種環節 check、良好活動體驗 get!
三大痛點
- 看不到
- 網路訊號不好
- 簡報字級太小
- 裝置差異導致畫面被切掉
- 聽不到：
- 聲音突然斷訊
- 講者所在環境太吵雜
- 與會者不小心開麥，整個城市都是他廣播館
- 找不到：
- 參與者有了問題不知道要找誰，旁邊無人可問
- 使用其他互動工具時不知道如何操作，切換畫面時不小心就退出了活動
- 半途加入不知道節目進行到哪
如何避免
- 任務單純
- 所有的體驗盡量都集中在一個工具與管道
- 有任務安排時可以先預告
- 安排互動時要規劃暖身橋段
- 指示明確
- 將任務與節目環節都搭配字卡呈現
- 主持人重複口播節目進度與流程
- 指定與會者回報問題的管道，才能集中處理所有問題
- 環境給力
- 網速是基本，壓測是標配，選自己信任的工具
- 所有講者的環境也要確認過
- 現場所有設備都要是在最佳狀態（電力、數量）
重頭戲來也！線上活動必備 checklist!
- 事前行銷確認
- 將活動上架至統一報名頁面
- 其他管道同步擴散：如粉絲專頁、臉書社團社團、KOL 分享、其他即時通訊等（如 LINE 群、Slack），並導回統一的活動報名連結
- Google Calendar 設行程
- 行前通知信安排
- 活動上架內容確認
- 活動時間設定上要預留 warm up，如：14:00 正式開始， 13:45 就要可以讓與會者進入測試設備
- 線上會議連結要記得放上
- 提供與會者直播平台的檢查說明清單
- 直播工具是否在最新版本
- 讓同學打開連結自行檢查，並同步說明使用不同裝置的體驗
- 排除不同裝置會遇到的障礙（如：手機畫面較小等等）
- 活動流程確認
- 角色表
- 幕後
- 總控（最重要！）：任務要單純，能夠即時察覺問題及調派人力
- 客服：處理線上與會者的問題，包含設備、相關指令詢問
- 危機處理 / 現場訊息溝通：負責觀察線上狀況後，告知現場工作人員
- 遠端體驗小組：與參加者相同體驗，並可以於活動當下即時回報問題，如：突然斷訊、聲音不清楚、畫面被切掉
- 幕前
- 主持人：控制節目流程，以及因應各種狀況做資訊佈達
- 講者 / 嘉賓：所有會需要遠端連線的都要列入角色表
- 幕後
- 危機處理 SOP
- 主持人最好有一個電腦/耳麥可即時溝通。現場也須同步有大字報回報問題
- 控 Zoom 的人要是總控負責人（比講者、主持人都大），不能安排其他工作，要有麥克風可以指揮全場，下決策。
- 要安排專職回覆參加人的客服。
- 安排遠端體驗小組比其他參加人早回報問題。
- 活動前會議安排
- 會前會：布達活動流程，讓所有工作人員吸收消化提出問題
- 順流會：實際順過一次流程
- 給與會者的 warm up 也要測過
- 現場/遠端手機電腦都要測試
- 其他注意事項
- 要與會者做任何動作行為前，活動流程中要有提前預告的環節 （像是開鏡頭大合照）
- 記得活動後的 Call to Action，任務要明確好執行
- 要安排一個橋段，所有角色反過來對總控說明自己的工作內容和執行時間點，確認大家的認知是一致的
- 設備檢查清單
- Zoom Host 一定要接有線網路
- 現場網路速度檢查，https://fast.com/zh/tw/
- 對講機（總控，主持人與其他人溝通的管道）
- 備援用電腦
- 電源線
- 裝置電量
- 視訊畫面
- 音訊清晰
- 遠端講者也需做過同樣檢查
- 簡報範本
- 字型大小
- 字體顏色與統一
- 避免某些區塊的資訊被遮擋到
- 用手機和電腦看簡報的體驗盡可能一致
- 角色表
如果你是學院同學，也想加入參與過程，請隨時關注學習系統，每場活動我們都會招募自願的同學與小組長，如果你還沒加入學院，但看到這裡你心動了，歡迎參考我們的晚鳥方案（2/1 中午 12 點截止 ）