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商業思維學院:300 人始業式線下轉線上全記錄

為什麼決定從線下轉成線上,我們做了哪些準備?

去年 12 月時,團隊熱烈討論著 2021 的學院始業式要舉辦在什麼時間、什麼地點、整體的互動體驗要怎麼設計等,問遍了台北十幾個場地,天天場勘、處理流程,沒想到在 1 月初時,疫情有了重大的轉折,陸陸續續開始有活動取消或轉為線上舉辦,與團隊商討後,我們決定將始業式全面改為線上始業式,並在 1/10 發佈了公告給同學。短短一個月,我們經歷了以下轉折,彷彿一次辦了兩場活動:

2020

  • 12/16 確認並發布北區、中區、南區始業式時間
  • 12/17 開始籌備找各區線下場地、規劃流程、擬定預算
  • 12/22 疫情開始嚴峻,團隊訂定 1/ 9  要決定是否轉為線上始業式

2021

  • 1/1 持續規劃線下活動流程,同步尋找線上直播場地、擬定線上活動流程
  • 1/10 全面發出電子報,公告各區線下始業式轉成全球線上始業式,雖然很期望見到大家,但決定以大家的健康和防疫為重,當個好公民
  • 1/11 內部團隊會前會
  • 1/22 所有工作人員會前會
  • 1/24 早上 Mentor 線上聚會、中午順流會、下午線上始業式

這樣的改變,讓我們將原本設計好的的線下活動場景全部打掉重來,轉而以線上活動模式思考,跨了一個年,辦活動的思維也從線下跨到了線上。


線下活動與線上活動的差異

為了讓大家能更清楚了解線下線上的差異,以下整理出一張表,從活動前中後去比較兩者的差異:

由於這些差異,舉辦線上活動時,執行上要顧到的細節更多了,也相對更難掌握,因為你在遠端難以顧及每一位與會著的需求。

線下活動有約束性與從眾性,約束性是指你能觀看到大家的反應,並讓大家依照指令作出行動,從眾性是指當與會者今日有問題,他稍微看一下隔壁鄰居即可知道接下來要做什麼,不需要太久的反應時間。

不過線上活動的優勢就是能打破地域與時間限制,全球六大洲、近百個國家、上千個與會者、車上廁上床上都沒問題,當天就有同學是坐客運、坐在副駕參與的,雖然沒有拍到,但我相信也有窩在床上的同學哈哈!也有小組直接約了碰面一起觀看始業式!


舉辦線上活動犯的三大錯誤

儘管事前做了演練、順流,這次線上活動我們還是有許多設想不夠周到的地方。我們整理出此次線上活動犯的三大錯誤:

  1. 總控沒有主控權,難以即時調節現場狀況
  2. 工具指令複雜不統一,與會者難以即時反應
  3. 沒有考量到多螢裝置,視覺體驗打折扣

➜ 總控沒有主控權,難以即時調節狀況

雖然在控台有安排一位負責人,但他同時要操作 Zoom 的畫面切換,所以很多時候他遇到突發狀況也沒辦法快速抽離去處理問題,這位總控的任務要很單純就是盯整場流程,一旦遇到問題要能指派機動人員去處理

➜ 工具指令複雜不統一,與會者難以即時反應

當天有一個快問快答互動使用的是 「quizizz」,並另外安排了兩個:截下學習系統的畫面到 Slack、截圖上傳 Facebook 並 hashtag,不同工具的轉換與跳出對與會者來講都是成本,同時他也會疑惑現在是要完成指令,還是先專心參與節目。

➜ 沒有考量到多螢裝置,視覺體驗打折扣

由於現場準備時,我們都是觀看筆電、大螢幕,自然會覺得資訊很清楚,一旦轉換到手機、平板,有些簡報字體會太小,圖表不清楚,讓同學錯過這麼精美的圖表真的蠻可惜的!

同步整理其他當天遇到的問題點如下:

  • 由於同學陸續加入,會不知道目前節目進行到哪
  • 缺乏遠端體驗組,無法即時回報與會者真實體驗到的情況
  • 遠端連線的老師網速較不穩定,導致會斷訊
  • 主持人旁邊沒有裝置能觀看直播畫面及與會者的反饋

覆盤後的產出:線上直播活動實作大寶典

經過以上的覆盤,我們將舉辦線上活動的喜悅與血和淚集結成了「線上直播活動實作大寶典!」不藏私分享給大家看,希望在創造良好線上體驗的這條路上,大家能一起更好!大寶典內含:

  • 快速歸納線上直播的三大痛點以及該如何避免
  • 舉辦線上活動必備 checklist,各種環節 check、良好活動體驗 get!

三大痛點

  • 看不到
    • 網路訊號不好
    • 簡報字級太小
    • 裝置差異導致畫面被切掉
  • 聽不到:
    • 聲音突然斷訊
    • 講者所在環境太吵雜
    • 與會者不小心開麥,整個城市都是他廣播館
  • 找不到:
    • 參與者有了問題不知道要找誰,旁邊無人可問
    • 使用其他互動工具時不知道如何操作,切換畫面時不小心就退出了活動
    • 半途加入不知道節目進行到哪

如何避免

  • 任務單純
    • 所有的體驗盡量都集中在一個工具與管道
    • 有任務安排時可以先預告
    • 安排互動時要規劃暖身橋段
  • 指示明確
    • 將任務與節目環節都搭配字卡呈現
    • 主持人重複口播節目進度與流程
    • 指定與會者回報問題的管道,才能集中處理所有問題
  • 環境給力
    • 網速是基本,壓測是標配,選自己信任的工具
    • 所有講者的環境也要確認過
    • 現場所有設備都要是在最佳狀態(電力、數量)

重頭戲來也!線上活動必備 checklist!

  • 事前行銷確認
    • 將活動上架至統一報名頁面
    • 其他管道同步擴散:如粉絲專頁、臉書社團社團、KOL 分享、其他即時通訊等(如 LINE 群、Slack),並導回統一的活動報名連結
    • Google Calendar 設行程
    • 行前通知信安排
  • 活動上架內容確認
    • 活動時間設定上要預留 warm up,如:14:00 正式開始, 13:45 就要可以讓與會者進入測試設備 
    • 線上會議連結要記得放上
    • 提供與會者直播平台的檢查說明清單
      • 直播工具是否在最新版本
      • 讓同學打開連結自行檢查,並同步說明使用不同裝置的體驗
      • 排除不同裝置會遇到的障礙(如:手機畫面較小等等)
  • 活動流程確認
    • 角色表
      • 幕後
        • 總控(最重要!):任務要單純,能夠即時察覺問題及調派人力
        • 客服:處理線上與會者的問題,包含設備、相關指令詢問
        • 危機處理 / 現場訊息溝通:負責觀察線上狀況後,告知現場工作人員
        • 遠端體驗小組:與參加者相同體驗,並可以於活動當下即時回報問題,如:突然斷訊、聲音不清楚、畫面被切掉
      • 幕前
        • 主持人:控制節目流程,以及因應各種狀況做資訊佈達
        • 講者 / 嘉賓:所有會需要遠端連線的都要列入角色表
    • 危機處理 SOP
      • 主持人最好有一個電腦/耳麥可即時溝通。現場也須同步有大字報回報問題
      • 控 Zoom 的人要是總控負責人(比講者、主持人都大),不能安排其他工作,要有麥克風可以指揮全場,下決策。
      • 要安排專職回覆參加人的客服。
      • 安排遠端體驗小組比其他參加人早回報問題。
    • 活動前會議安排
      • 會前會:布達活動流程,讓所有工作人員吸收消化提出問題
      • 順流會:實際順過一次流程
        • 給與會者的 warm up 也要測過
        • 現場/遠端手機電腦都要測試
      • 其他注意事項
        • 要與會者做任何動作行為前,活動流程中要有提前預告的環節 (像是開鏡頭大合照)
        • 記得活動後的 Call to Action,任務要明確好執行
        • 要安排一個橋段,所有角色反過來對總控說明自己的工作內容和執行時間點,確認大家的認知是一致的
    • 設備檢查清單
      • Zoom Host 一定要接有線網路
      • 現場網路速度檢查,https://fast.com/zh/tw/ 
      • 對講機(總控,主持人與其他人溝通的管道)
      • 備援用電腦
      • 電源線
      • 裝置電量
      • 視訊畫面
      • 音訊清晰
      • 遠端講者也需做過同樣檢查
    • 簡報範本
      • 字型大小
      • 字體顏色與統一
      • 避免某些區塊的資訊被遮擋到
      • 用手機和電腦看簡報的體驗盡可能一致
感謝大家在 1/24 美好的週日下午時光,一起參與了學院的線上始業式,每一個人都是熱愛學習的防疫好公民 🙂 也感謝當天所有參與的工作人員,結束後還留下來一起進行覆盤,我們相信,線上學習能讓學習場景更加豐富,雖然要完善這個體驗需需要花很多功夫,但是值得!

如果你是學院同學,也想加入參與過程,請隨時關注學習系統,每場活動我們都會招募自願的同學與小組長,如果你還沒加入學院,但看到這裡你心動了,歡迎參考我們的晚鳥方案(2/1 中午 12 點截止 )

 2021 Bizthinker, Together! 一年時間,一起變強!


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