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1 on 1 meeting 的四大常見問題

各位主管們,你和同仁的每次 1 on 1 meeting 都做對了嗎?如果這一題,你有點不太確定,那你應該要看一看這篇文章。

為什麼主管要和同仁進行 1 on 1 meeting?

大多數同仁會覺得,我事情都多的做不完了,還叫我花時間來跟主管 1 on 1 meeting,每次 1 on 1 meeting 又都要花一堆時間準備精美簡報來跟主管報告工作進度,主管是不是吃飽太閒沒事做,要來增加我的工作量?

同仁會有這種想法,也是無可厚非,因為他們過往 1 on 1 meeting 的經歷,大部份都不是太好,但是,1 on 1 meeting 對企業而組織而言,不僅是一個非常重要的工作任務,也是所有管理者不能不會的管理引導技巧。

這邊就來跟各位分享,主管們一定要和同仁做 1 on 1 meeting 的三大主要原因:

1.市場變化太快,需要頻繁對齊同仁的狀態

我們還是先了解一下,為什麼近年來,又比較常聽到 1 on 1 meeting 這個名詞了呢?這其實跟 OKR 的興起有很大的關係。

傳統的 KPI 管理,是由上層主管設定策略和方案,交由第一線人員去執行的方式,會由第一線人員執行完成後,再蒐集結果,整理成報告,回報給主管,再進行覆盤調整。

不過,隨著市場變動速度愈來愈快,如果繼續按照傳統 KPI 方式,組織的反應時間太慢,目標達成率當然也不會太好,所以才會很多企業改用 OKR,由主管告知第一線人員目標,由第一線人員提出自己的關鍵指標及行動方案來。

而要這麼做,很多主管會跳腳說,不行阿,第一線執行人員什麼都不懂,他們自己都還在學,怎麼能擬出好的關鍵指標和行動方案來?

這其實也沒說錯,所以 1 on 1 meeting 這時就顯得很重要了。

我們透過這個過程,可以識別同仁對目標的理解程度,也了解同仁的工作狀態,還有目前行動方案的執行情況。你可能會有個疑問是,這些不是會議上都有報告嗎?為什麼還要特別找一個 1 on 1 meeting 的時間來談呢?

因為團隊會議的重心會放在「事」身上

1 on 1 meeting 的重心是放在「人」身上

你可能原本每周 40 小時的工作時間,全部都用在關心「事」,關心事的進度排程、成本預算、完成狀況。但如果你是主管,建議你應該要定期找出時間來關心你的每位同仁。因為這些同仁,每個人的 40 小時都是全心全意的投入在執行任務中,所以頻繁和同仁做方向上的對齊,保持行動方案的一致性,是有其必要的。

2.掌握同仁狀態,可以適時給予指導或安排培訓

承上,今天我們在團體會議中,我們看到的大多會是被整理後的數據報表,當然我們可能會針對數據表現特別好或不好的部分,再去詳細探究其中的任務執行細節。不過,在這裡,我們能討論的大多是結果不好的原因、理由以及改善的方向,但可惜的是大部分時候,知道和做到是兩件事情。

一個專案的執行結果好壞,通常和執行者的狀態會有很大的關係,這邊的狀態和資源、能力、經驗、情緒、壓力都有關係,但在一般部門會議中,不太可能去針對單一員工,詳細剖析他的狀態。但剖析的不夠清楚時,我們是不知道可以怎麼協助他來改善的。

而這時 1 on 1 meeting 就很重要了,我們可以在 1 on 1 meeting 中跟同仁討論這個「表現沒有這麼理想的案例」,來深度分析和了解該名同仁的狀態。在人數較少的空間中,建立安全感的對話情緒,可以讓對話比較深且精確。

我們可以找出是上述的那一點出問題了?是時間不夠?預算不足?還是這是新專案,同仁缺乏對應的能力和經驗?又或是同仁近期壓力過大、情緒不佳?

不論是上述哪一點,找出問題後,我們才能來協助該名同仁改善這個狀況,如果主管本身有相關能力經驗,可以由主管來直接指導,又或是安排其他的外部培訓和課程,讓員工累積此技能。

如果是情緒和壓力和工作有相關,也可以適時的調整一下工作的配比,讓同仁可以早些把狀態調整回來。若是個人因素,情況嚴重時,也應該從旁給予支持和協助。

3.企業文化傳承

很多人會問,什麼是企業文化?白話一點講,就是一間企業的人,遇到某件事,不需要問老闆,但每個人都會有相同的想法,做出相同的反應和行動,這時,我們就可以將之稱為企業文化。

公司小的時候還好,客服遇到不合理的客訴時,還可以找到老闆詢問,是否要答應客人的要求。但公司到幾百人的時候,其實就要靠規章制度來管理,那如果是超出制度外的問題,就是透過企業文化會引導大家做出行動來。

像管理就是一個沒什麼既定制度的事,每個主管各有各的風格,而大多數公司主管,應該都是從企業基層員工做起的,在當基層員工時,主管是怎麼領導自己的,這些人在過了幾年,變成主管後,過往的經歷,都會融入他的血液和 DNA 中,他也會這樣來帶領其他的基層員工。

一間企業就是靠著人與人之間的互動交流,才能夠在快速成長擴張時,還保有企業文化的核心價值觀,並且邁向更大的成長。

而 1 on 1 meeting 其實就是讓管理者和同仁之間搭起溝通橋樑的最好方式。

1 on 1 meeting 時,主管常見的問題是什麼?

接著我們來談談一般 1 on 1 meeting 主管常見的問題有哪些,也許你會覺得很奇怪,不就是單獨跟同仁對話、聊一聊而已,有什麼難的?如果是抱持著這個想法去進行 1 on 1 meeting 的話,那建議你還是把時間省下來,這種情況下做了,只會帶來反效果而已。

1 on 1 meeting 中常見的問題有以下四種:

1.想到才做,不定期不定時

用成語比喻,就是三天打魚兩天曬網,一開頭興緻很高,但進行了兩次沒看到成效,又覺得很花時間,就放棄了。到了年底要打考績前,不得已才再趕緊約同仁來做 1 on 1 meeting。

1 on 1 meeting 一定要定期進行,但可以視同仁手上的任務來調期間長度,如果是新專案,至少每 1-2 周 1 次,如果是一般既定的工作任務,那大概每個月 1 次是比較好的頻率,但記住,一旦開始,就要定期進行,不要隨意中斷,而且市場變化速度很快,一個月已經是很長的時間,每月對齊一次是絕對不為過的。

2.未表達對同仁的關心和在意

公司是一種講求效率和成果的組織,所以一般工作時,我們的理性腦都會開到最大,所以很容易只談事情,不顧心情。一開頭完全沒有進行暖場和閒談,就直接進入成效檢討的部分,這樣通常會適得其反,因為當同仁感受不到你對他的在意時,他也不會在意你。

這和亞洲做生意的習慣一樣,先閒聊一下,關心彼此的近況,接著才會切入正題,開始談商務上的合作。所以記得 1 on 1 meeting 時,先處理心情,再處理事情。 再優秀的同仁都是人,都需要被關心和肯定,而且談話過程最好是工作和生活的部分都有帶到,才不會讓同仁產生一種既定印象 – 主管見面都只會談公事。

3.誤把 1 on 1 當成 PIP

關起門來,我們為的是能聽到同仁的真心話,但怎麼往往都自己先開始說起真心話了呢?

一下說同仁這個不對、那個不行,一下又東挑西撿、老生常談,洗完同仁的臉,跟他說會議室有多預約半小時,他可以好好整理一下心情。離開會議室後,還沾沾自喜,自以為幫同仁顧全面子,是個貼心的好主管,然後隔天就發現同仁在整理個人物品了。

我們的目標是透過 1 on 1 來讓員工的優點有更好的發揮,缺點可以經由提醒指導或透過培訓來改善,主要是為了留才,如果你是要讓同仁離開,那你做的不叫 1 對 1,而是 PIP ,這不在今天的討論範圍中 ,我們不多做討論。
註:PIP (Performance Improvement Plan) – 意指請同仁進行績效改善計畫,要求同仁限期內要改善某些事項,若無法改善,期限一到就必須離開公司。

總之 1 on 1 meeting 要記住一個目標,會議結束後,要讓同仁帶著正向的感受,更喜歡自己的工作,隔天可以更有動力,才是一個成功的 1 on 1 meeting。這不代表完全只能談成功的點,失敗的點也是可以討論的,透過討論讓同仁釐清問題,找到明確的改善方向,也是可以讓同仁帶著正向感受離開會議室的不是嗎?

4.只有聊聊,沒有後續

很多人以為 1 on 1 meeting 就是和同仁聊聊天的例行公事而已,所以常常會出錢跟同仁吃個飯喝杯咖啡,隨意的聊聊天以後,就當做是完成了,但這時,有些真正重要的東西卻沒有留下來。

1 on 1 meeting 氣氛上可以比較輕鬆,在咖啡廳進行也無妨,但實際上對雙方而言,這個 1 on 1 meeting,依然是一場正式的會議,這時會議紀錄就很重要了,不然花了兩個人一小時的深度談話,什麼都沒有留下,不是很可惜嗎?

即使與會者只有兩個人,若沒有寫下來,你到 2 月時,恐怕也不會記得 1 月時跟同仁討論的內容,尤其如果在談話過程中,同仁有提出需要的幫助,而你在會議中也答應對方會兌現,但最後你卻什麼都沒做,過了 2 個月後又完全忘記這件事,那同仁肯定是完全不會再對你提出任何要求的,因為說了也是白說。

所以每次的 1 on 1 meeting 結束後,都應該清楚的列出代辦事項,一部分是你答應同仁的事,另一部分是同仁答應你的事,這樣一來,你好確認自己有沒有實現諾言,也容易去追蹤同仁後續有沒有按表操課,動手去嘗試解決原本的問題。

1 on 1 meeting 做的好會有什麼價值?

上面分享了為何要做 1 on 1 meeting ,同時也列出了幾項 1 on 1 meeting 的常見問題,最後再來強調一下,如果 1 on 1 meeting 做的好,會有什麼價值?

首先,主管可以即時和同仁討論正在執行的策略和行動,每次調整一些,經過幾次調整,就有機會讓同仁更加貼近目標一些。

再者,因為你提前識別了同仁的情況,可以針對他的不足之餘進行補強,有專長之處可以安排新的舞台讓他們發揮,也因為更了解組織內的每一位同仁,你便知道該如何調度安排、截長補短,讓團隊發揮更高的戰力。

最後,要怎麼收穫,先要怎麼栽,如果你希望組織成長擴張的過程,文化和價值觀不要被稀釋的太快,你必須學著把時間花在「人」身上,只要這個文化和基因深植人心,那組織內自然就會有一部分的人跟著你這麼做,就有機會讓這件事影響到更多人。

結論

肯用心看到這的朋友,我相信你認真想要做好 1 on 1 meeting 這件事,也已經等不及,摩拳擦掌要開始約同仁做 1 on 1 meeting 了。但還有一個問題是,你可能還是不太有把握該如何進行。

學院這邊特別提供了一份 1 on 1 meeting 的會議紀錄模版,用這個模版,就算你是第一次和同仁做 1 on 1 meeting,都可以讓你看起來非常的專業,而且該做的每件事都有做到和做對。

所有的老闆、主管和 HR 夥伴,只要在下方填表申請,即可獲得此份文件:


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