各位主管們，你和同仁的每次 1 on 1 meeting 都做對了嗎？如果這一題，你有點不太確定，那你應該要看一看這篇文章。
為什麼主管要和同仁進行 1 on 1 meeting？
大多數同仁會覺得，我事情都多的做不完了，還叫我花時間來跟主管 1 on 1 meeting，每次 1 on 1 meeting 又都要花一堆時間準備精美簡報來跟主管報告工作進度，主管是不是吃飽太閒沒事做，要來增加我的工作量？
同仁會有這種想法，也是無可厚非，因為他們過往 1 on 1 meeting 的經歷，大部份都不是太好，但是，1 on 1 meeting 對企業而組織而言，不僅是一個非常重要的工作任務，也是所有管理者不能不會的管理引導技巧。
這邊就來跟各位分享，主管們一定要和同仁做 1 on 1 meeting 的三大主要原因：
1.市場變化太快，需要頻繁對齊同仁的狀態
我們還是先了解一下，為什麼近年來，又比較常聽到 1 on 1 meeting 這個名詞了呢？這其實跟 OKR 的興起有很大的關係。
傳統的 KPI 管理，是由上層主管設定策略和方案，交由第一線人員去執行的方式，會由第一線人員執行完成後，再蒐集結果，整理成報告，回報給主管，再進行覆盤調整。
不過，隨著市場變動速度愈來愈快，如果繼續按照傳統 KPI 方式，組織的反應時間太慢，目標達成率當然也不會太好，所以才會很多企業改用 OKR，由主管告知第一線人員目標，由第一線人員提出自己的關鍵指標及行動方案來。
而要這麼做，很多主管會跳腳說，不行阿，第一線執行人員什麼都不懂，他們自己都還在學，怎麼能擬出好的關鍵指標和行動方案來？
這其實也沒說錯，所以 1 on 1 meeting 這時就顯得很重要了。
我們透過這個過程，可以識別同仁對目標的理解程度，也了解同仁的工作狀態，還有目前行動方案的執行情況。你可能會有個疑問是，這些不是會議上都有報告嗎？為什麼還要特別找一個 1 on 1 meeting 的時間來談呢？
因為團隊會議的重心會放在「事」身上，
1 on 1 meeting 的重心是放在「人」身上。
你可能原本每周 40 小時的工作時間，全部都用在關心「事」，關心事的進度排程、成本預算、完成狀況。但如果你是主管，建議你應該要定期找出時間來關心你的每位同仁。因為這些同仁，每個人的 40 小時都是全心全意的投入在執行任務中，所以頻繁和同仁做方向上的對齊，保持行動方案的一致性，是有其必要的。
2.掌握同仁狀態，可以適時給予指導或安排培訓
承上，今天我們在團體會議中，我們看到的大多會是被整理後的數據報表，當然我們可能會針對數據表現特別好或不好的部分，再去詳細探究其中的任務執行細節。不過，在這裡，我們能討論的大多是結果不好的原因、理由以及改善的方向，但可惜的是大部分時候，知道和做到是兩件事情。
一個專案的執行結果好壞，通常和執行者的狀態會有很大的關係，這邊的狀態和資源、能力、經驗、情緒、壓力都有關係，但在一般部門會議中，不太可能去針對單一員工，詳細剖析他的狀態。但剖析的不夠清楚時，我們是不知道可以怎麼協助他來改善的。
而這時 1 on 1 meeting 就很重要了，我們可以在 1 on 1 meeting 中跟同仁討論這個「表現沒有這麼理想的案例」，來深度分析和了解該名同仁的狀態。在人數較少的空間中，建立安全感的對話情緒，可以讓對話比較深且精確。
我們可以找出是上述的那一點出問題了？是時間不夠？預算不足？還是這是新專案，同仁缺乏對應的能力和經驗？又或是同仁近期壓力過大、情緒不佳？
不論是上述哪一點，找出問題後，我們才能來協助該名同仁改善這個狀況，如果主管本身有相關能力經驗，可以由主管來直接指導，又或是安排其他的外部培訓和課程，讓員工累積此技能。
如果是情緒和壓力和工作有相關，也可以適時的調整一下工作的配比，讓同仁可以早些把狀態調整回來。若是個人因素，情況嚴重時，也應該從旁給予支持和協助。
3.企業文化傳承
很多人會問，什麼是企業文化？白話一點講，就是一間企業的人，遇到某件事，不需要問老闆，但每個人都會有相同的想法，做出相同的反應和行動，這時，我們就可以將之稱為企業文化。
公司小的時候還好，客服遇到不合理的客訴時，還可以找到老闆詢問，是否要答應客人的要求。但公司到幾百人的時候，其實就要靠規章制度來管理，那如果是超出制度外的問題，就是透過企業文化會引導大家做出行動來。
像管理就是一個沒什麼既定制度的事，每個主管各有各的風格，而大多數公司主管，應該都是從企業基層員工做起的，在當基層員工時，主管是怎麼領導自己的，這些人在過了幾年，變成主管後，過往的經歷，都會融入他的血液和 DNA 中，他也會這樣來帶領其他的基層員工。
一間企業就是靠著人與人之間的互動交流，才能夠在快速成長擴張時，還保有企業文化的核心價值觀，並且邁向更大的成長。
而 1 on 1 meeting 其實就是讓管理者和同仁之間搭起溝通橋樑的最好方式。
1 on 1 meeting 時，主管常見的問題是什麼？
接著我們來談談一般 1 on 1 meeting 主管常見的問題有哪些，也許你會覺得很奇怪，不就是單獨跟同仁對話、聊一聊而已，有什麼難的？如果是抱持著這個想法去進行 1 on 1 meeting 的話，那建議你還是把時間省下來，這種情況下做了，只會帶來反效果而已。
1 on 1 meeting 中常見的問題有以下四種：
1.想到才做，不定期不定時
用成語比喻，就是三天打魚兩天曬網，一開頭興緻很高，但進行了兩次沒看到成效，又覺得很花時間，就放棄了。到了年底要打考績前，不得已才再趕緊約同仁來做 1 on 1 meeting。
1 on 1 meeting 一定要定期進行，但可以視同仁手上的任務來調期間長度，如果是新專案，至少每 1-2 周 1 次，如果是一般既定的工作任務，那大概每個月 1 次是比較好的頻率，但記住，一旦開始，就要定期進行，不要隨意中斷，而且市場變化速度很快，一個月已經是很長的時間，每月對齊一次是絕對不為過的。
2.未表達對同仁的關心和在意
公司是一種講求效率和成果的組織，所以一般工作時，我們的理性腦都會開到最大，所以很容易只談事情，不顧心情。一開頭完全沒有進行暖場和閒談，就直接進入成效檢討的部分，這樣通常會適得其反，因為當同仁感受不到你對他的在意時，他也不會在意你。
這和亞洲做生意的習慣一樣，先閒聊一下，關心彼此的近況，接著才會切入正題，開始談商務上的合作。所以記得 1 on 1 meeting 時，先處理心情，再處理事情。 再優秀的同仁都是人，都需要被關心和肯定，而且談話過程最好是工作和生活的部分都有帶到，才不會讓同仁產生一種既定印象 – 主管見面都只會談公事。
3.誤把 1 on 1 當成 PIP
關起門來，我們為的是能聽到同仁的真心話，但怎麼往往都自己先開始說起真心話了呢？
一下說同仁這個不對、那個不行，一下又東挑西撿、老生常談，洗完同仁的臉，跟他說會議室有多預約半小時，他可以好好整理一下心情。離開會議室後，還沾沾自喜，自以為幫同仁顧全面子，是個貼心的好主管，然後隔天就發現同仁在整理個人物品了。
我們的目標是透過 1 on 1 來讓員工的優點有更好的發揮，缺點可以經由提醒指導或透過培訓來改善，主要是為了留才，如果你是要讓同仁離開，那你做的不叫 1 對 1，而是 PIP ，這不在今天的討論範圍中 ，我們不多做討論。
註：PIP (Performance Improvement Plan) – 意指請同仁進行績效改善計畫，要求同仁限期內要改善某些事項，若無法改善，期限一到就必須離開公司。
總之 1 on 1 meeting 要記住一個目標，會議結束後，要讓同仁帶著正向的感受，更喜歡自己的工作，隔天可以更有動力，才是一個成功的 1 on 1 meeting。這不代表完全只能談成功的點，失敗的點也是可以討論的，透過討論讓同仁釐清問題，找到明確的改善方向，也是可以讓同仁帶著正向感受離開會議室的不是嗎？
4.只有聊聊，沒有後續
很多人以為 1 on 1 meeting 就是和同仁聊聊天的例行公事而已，所以常常會出錢跟同仁吃個飯喝杯咖啡，隨意的聊聊天以後，就當做是完成了，但這時，有些真正重要的東西卻沒有留下來。
1 on 1 meeting 氣氛上可以比較輕鬆，在咖啡廳進行也無妨，但實際上對雙方而言，這個 1 on 1 meeting，依然是一場正式的會議，這時會議紀錄就很重要了，不然花了兩個人一小時的深度談話，什麼都沒有留下，不是很可惜嗎？
即使與會者只有兩個人，若沒有寫下來，你到 2 月時，恐怕也不會記得 1 月時跟同仁討論的內容，尤其如果在談話過程中，同仁有提出需要的幫助，而你在會議中也答應對方會兌現，但最後你卻什麼都沒做，過了 2 個月後又完全忘記這件事，那同仁肯定是完全不會再對你提出任何要求的，因為說了也是白說。
所以每次的 1 on 1 meeting 結束後，都應該清楚的列出代辦事項，一部分是你答應同仁的事，另一部分是同仁答應你的事，這樣一來，你好確認自己有沒有實現諾言，也容易去追蹤同仁後續有沒有按表操課，動手去嘗試解決原本的問題。
1 on 1 meeting 做的好會有什麼價值？
上面分享了為何要做 1 on 1 meeting ，同時也列出了幾項 1 on 1 meeting 的常見問題，最後再來強調一下，如果 1 on 1 meeting 做的好，會有什麼價值？
首先，主管可以即時和同仁討論正在執行的策略和行動，每次調整一些，經過幾次調整，就有機會讓同仁更加貼近目標一些。
再者，因為你提前識別了同仁的情況，可以針對他的不足之餘進行補強，有專長之處可以安排新的舞台讓他們發揮，也因為更了解組織內的每一位同仁，你便知道該如何調度安排、截長補短，讓團隊發揮更高的戰力。
最後，要怎麼收穫，先要怎麼栽，如果你希望組織成長擴張的過程，文化和價值觀不要被稀釋的太快，你必須學著把時間花在「人」身上，只要這個文化和基因深植人心，那組織內自然就會有一部分的人跟著你這麼做，就有機會讓這件事影響到更多人。
結論
肯用心看到這的朋友，我相信你認真想要做好 1 on 1 meeting 這件事，也已經等不及，摩拳擦掌要開始約同仁做 1 on 1 meeting 了。但還有一個問題是，你可能還是不太有把握該如何進行，這邊邀請你可以至下方連結，進一步了解 1 on 1 的實際案例及留意事項，並領取一份 1 on 1 meeting 的會議紀錄模版，用這個模版，就算你是第一次和同仁做 1 on 1 meeting，都可以讓你看起來非常的專業，而且該做的每件事都有做到和做對。
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