撰文者：KT Huang
在當 RD 以及帶 RD 團隊的幾年當中，填工作時數表跟寫研究紀錄簿，是我認為最浪費時間的工作事項之一。我得回想並紀錄每天工作內容，填寫在 Excel 中。
工時寫得少，好處是顯得我工作效率高，但老闆很可能會塞給我更多工作；寫得多，也許看起來很認真，但老闆會覺得我的效率差，對我的評價打折扣。更麻煩的是，工作與工作當中的空檔也得仔細安排，避免被認為摸魚。
好在離開研發後，我再也不需要填寫工作時數表。
但去年碰到一些問題，需要向跟律師尋求協助。就在收到報價的時候，工作時數表又重新出現在我的面前。
◆ 專業服務的難題
我們通常不會花時間注意哪個律師的離婚官司特別厲害，或者是哪個律師的車禍調停與排解特別強。因此碰到法律問題時，只能透過網路搜尋或朋友介紹。
找到合適的律師，值得信任的律師，本身就是一個很困難的事情。但要針對法律問題進行討論、報價，才是重重困難的開始，畢竟我們對法律不熟悉，需要很多時間溝通並理解可能的解決方案。
對律師事務所來說，客戶上門需要提問、引導，並討論需求、釐清疑慮並報價，然後才會進入提供服務並收費的階段。該怎麼計算收費時數(billable hours)，就成了一個難題。
所有的時間都能收費當然很好，但過高的金額可能會把客戶嚇跑。因此律師的報價，演變成以時計費和以件計費兩種方式。
以時計費，就是按照每個小時的定價收費；以件計費，則出現在常見、較容易標準化的服務上。例如撰寫商標申請，擬定合約，車禍調停…等，就大多以件計費。
◆ 工作時數表用於統計時數及報價
實務上，以時計費會產生兩個問題：怎麼統計時數、如何對客戶呈報。此時，工作時數表登場的時機出現了。
一個法律案件，可能有 1~3 個人組成，3 人團隊包含資深律師、資淺律師及行政人員。資深律師的時薪最高，資淺律師其次，行政人員由於沒有律師資格，報價相對低。因此工作時數表可能就會變成上述的表格，用於對內統計工時以及對外報價。
即便如此，填寫工時表還是有一些缺點。
首先是每個人的工作都很多，種類繁雜，因此要精確計算並不容易。根據 AffinityLive 的調查，法律工作者僅因為沒有適當統計花在處理電子信件(email) 的工作時數，每 12 個月便損失 5 萬美金的收入。
第二則是花費太多時間在填寫工作時數表。美國的法律從業人員，平均每個月花費 3.1 小時在寫工作時數表。我向幾位台灣法律界朋友詢問的結果，填寫工作時數表的確花費蠻多時間。大型事務所基於管理方便，仍需填寫工作時數表；但中小型事務所人力有限，有放棄填寫工作時數表的趨勢，把時間花在有產出的工作。
上述的兩個問題，會造成法律從業人員的機會成本損失。例如 Chloe 是位每小時收費 4000 元的律師，她每個月需要花費 3 小時填寫工作時數表，每天少計算 5 分鐘的工時，則一年下來她的損失高達 227,667 元。因此，剛在 B 輪融資獲得 3650 萬美金的矽谷新創 Time by Ping B，便試圖透過 AI，協助律師與客戶解決計時的問題。
◆ Time By Ping 用 AI 解決計時的難題
Time By Ping 提供專業的計時(timekeeping)軟體，用 AI 演算法計算實際工作時數。擷取電腦上的應用程式使用情況，
Time By Ping 的 AI 可以將員工的工作自動分類，用時間序列的方式把一天的工作分為「與客戶通話」、「撰寫請願書的執行命令」等類別，並移除空白的時間，這讓法律工作者可以知道當天的工作情況，更精確的計算工作時數。
一個良好的計時軟體，可以幫助員工與管理者有意識地將時間花在工作上，提高效率。退一步說，好的工作效率，也可以幫助員工取得生活與家庭的平衡。
除了 Ping，Thomson Reuters、Zero 等公司也有類似的服務。但由於隱私問題、專業術語的溝通以及更客製化的服務等因素，使得計時軟體的普及率仍舊低於 50%。
◆ 監控帶來的隱私問題
Excel 雖然耗費時間，但填表的人會把每天的工作安排盡量合理化(美化)，老闆也睜一隻眼閉一隻眼，盡量不去在意各種任務間的空檔。
計時軟體在背景運行，統計員工使用各種工具的時間，按照時間序列紀錄並自動產生報表。這個設計，某種程度上就是鼓勵老闆監控員工，並從中評估員工的工作表現，決定升遷賞罰。
監控帶來隱私權的問題，也產生生產力計算方式的爭議。但目前為止美國還沒有這方面的法律保障員工權益。目前只有康乃狄克、德拉瓦等週，要求公司如有監控的行為，必須通知員工。
◆ 產業知識與附加服務的需求
工作時數表的其中一個目的，是對客戶報價。客戶認可報價之後，如果能自動帶入對方的銀行代碼，並製作 Invoice，就能節省更多作業時間。
填寫工作時數表另一個困擾，則是需要填寫工作說明。法律工作可以用 LEDES 分門別類，如果能自動帶入 LEDES 的工作代碼，也會增加工作效率。
因此，老牌公司 Thomson Reuters 的作法就有所不同。他們內建 ABA 代號以及 LEDES 代碼，便於客戶核對，並可自動生成發票，以便請款。
ABA 代碼是指美國銀行家協會的 9 位數的號碼，用以代表交易的銀行。有了 ABA 代碼，就可以讓交易請款時，能夠更加的便捷。
LEDES 則是法律電子資料交換標準，定義各種法律上的工作內容，以便讓各公司的法務能夠用相同的語言溝通，便於統計工作量、報價、付款。例如
- L310 Written Discovery 證據開示
- L329 Document Production 製作文件
- A102 Research 文件搜尋
- A106 Communicate (with client) 與客戶溝通
- A107 Communicate (with other outside counsel) 與外部顧問溝通
就算是外行人，也能從名稱大致了解內容，並討論時間分配、費用的合理性。
Thomson Reuters 在法律相關應用作的非常深入，但這也表示他們的系統非常複雜，不容易使用。相較之下，Time By Ping 單純只提供計時，較少複雜的功能，降低使用門檻。
照理說，扎根夠深的 Thomson Reuters 應該比較受歡迎。但從網路上的資料看來，Time By Ping 比較受歡迎，可能還因此成為計時軟體使用率增加的重要推手之一。
看來複雜深入 vs 簡便使用，Time By Ping 在網路聲量上拔得頭籌。
關於 KT
科技人，帶著研發精神的商業開發者。歷任面板業產品經理、新創公司產品總監、台達電產品規劃。現為中國上市公司海外市場總監及多家公司策略顧問。擅長海外市場拓展，結合商業模式，分析科技業走勢。我長期在科技業工作，關注科技趨勢，也喜歡研究各種商業行為。KT 是我的英文名字，同時也是 Key Technology 的意思。我期許自己選出有興趣，有靈感的新聞與議題，提出我的看法。後續每周固定出刊，分享我的觀察與心得。如果你對這類的議題有興趣，歡迎關注我的文章。
