別再從小處著眼了,向上管理最關鍵的四個技巧

記得很多年前,有一次聽朋友說到他們公司的一件事,那時他們公司從上到下,都在努力增加平台上的商品數,還有逐步累積會員數,突然有一天,老闆突然跟他們說,平台上要開始販賣廣告版位。

我這位朋友,是負責增加會員數部門的主管,剛聽到這個需求時,他馬上提出說「開始賣廣告後,會員就不會想來我們的平台了吧?一進站,看到的都是廣告,不是自己喜歡的商品,影響會員體驗後,會員有可能會開始流失,我認為我們不應該賣廣告。」

上面這段論述聽起來好像很合理,不過並未被老闆採納,公司還是繼續推動這件事。而開始賣廣告後,短期會員數成長確實有受到影響,但隨著公司獲利增加,公司有了更多資源可以去優化平台本身,吸引到更多商家,而商品數愈來愈多,平台的會員數也不斷增加,廣告也成為公司一個很重要的收入來源,公司業務也逐步成長。

上述這個故事,其實就是大多數中階主管,在向上管理時的一個縮影。每當經營層提出新的想法時,中階主管心中第一個想的是自己手上任務會受到什麼影響,然後下意識的產生保護機制,開始抗拒整體的改變。但這其實是很可惜的,這樣的思考模式會讓人一直停留在原地,無法跟經營層站在同樣的角度和高度來思考問題,也很難再有所成長。

當我們接到經營層提出的新想法時,我們應該要如何應對比較好呢?

以下四個關鍵技巧分享給你:

第一點|後退一步來看

工作時,最怕的就是看短不看長、還有見樹不見林。在單一任務的執行上,愈接近一線的員工,也愈清楚任務的執行細節,但這是優點也是缺點,這很容易過度專注於手上工作的細節,卻沒有考慮到對公司在意的整體效益。

以上述要啟動新專案的情況為例,一般人能預測的,大多會是短期會發生的事和帶來的影響,也就是以線性去思考短期指標的衰減。這種情況下很容易忽略,即使短期會受到影響,但長期而言當公司能有第二個穩定的營收引擊時,是可以為公司帶來更多資源,也更有機會帶來指數型的成長。

這邊建議,當有新的任務時,先跳脫自己所負責的工作範圍,往後退一步,開始站在經營層的角度思考,這麼做對公司整體會有什麼影響。同時,也不要只思考短期的波動,想一想未來有沒有機會換來長期的持續成長。

當然,要能站的更高看的更遠更全面,對於公司所在的產業和市場要有一定程度的理解,公司內部打造產品及服務的流程,主要從誰身上賺取營收和獲利也要非常熟悉,而這些也是我們一直都非常重視的商業思維。

第二點|推遲兩天回應

當接到經營層交辦的任務時,如果是自己沒有研究過,也不太熟悉的新任務,先別急著提出反對,也不要二話不說就跳下去做。可以反問高層對這個任務的期待和想法,然後說明自己需要一些時間做點功課。

不要預期公司經營層一定有做過功課才來交辦任務,他們通常個性比較樂觀而且性子也比較急,容易看到事情好的那一面,也容易忽略負面的影響,所以會一直嘗試提出各種想法和策略。而一般人在沒有準備下,拿著手上片面的資訊來跟經營層溝通,內容多半都不夠穩固,也處處是破綻,通常都無法說服高層。

與其這樣,不如爭取一些時間,認真地蒐集資訊,觀察市場上有沒有其他競品做過一樣的事,或者是不同產業中, 有沒有公司做過一樣的事,那他們做了之後,對公司帶來了什麼樣的影響,是好的還是壞的。做好功課後,再拿出完整的資訊和計畫坐下來跟經營層好好討論,反而更能有調整的空間。

第三點|不只提問題,還要提解法

蒐集資訊過程,還有一個很容易犯的錯!就是當我們發現很多案例失敗的證據,然後報告中就準備了很多內容來佐證這個想法會失敗的論點,但還記得嗎?經營層會提出新專案,代表公司有問題還沒有被解決。

我們花時間做功課蒐集資訊,一方面是在找出可能的潛在風險,但識別出風險後,我們不能只有提出反對的論點,而是要主動積極的去管理風險,避免新專案失敗。即便風險真的無法控管,也要想方設法提出更好的做法和方案來才對。

以上述故事為例,如果擔心導入廣告版位會影響會員體驗,那我們或許可以提議階段性的導入,不要一次就全面性導入。初期也可以嚴格的篩選,控制廣告在頁面上出現的比例,這些做法都可以兼顧到用戶體驗和公司經營層設定的目標。

第四點|別說自己想說的,要先說對方想聽

這不是要你阿諛奉承、口是心非,而是要以正確的順序來進行溝通。

經營層和中階主管、一般員工心中在意的事情的順序通常不太一樣,經營層一般較在意結果和成效,也就是實際能提升收入,或是降低成本及加快效率,不過一般員工首先會意識到的是資源和人力不足、時間也不夠。

這也變成在溝通時,我們會先說心中比較在意的那些事,而當雙方站在兩個端點來溝通時,通常很難找到共識,也會花更長的時間,這時間一拉長就很容易造成雙方的誤會,心情也會受影響。但如果在溝通時,我們可以先認同對方在意的事,傳遞「我知道這件事情很重要」的訊息給對方,會比較能和對方站在同一陣線,也比較容易對齊雙方的想法,更容易達成共識。

下一次在和公司經營層溝通的時候,千萬不要忘記以上四個技巧,這四個技巧可以讓你更理解經營層的想法,更有商業思維,有效提升思考高度與完整性,也能提出不只有反對,而是能對最終成果有正面助益的提案來。

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